Článek 1
Okruh použití
Na základě Dohody o Mezinárodní komisi pro ochranu Odry před znečištěním (dále jen „Dohoda“) platí pro činnost Mezinárodní komise pro ochranu Odry před znečištěním (dále jen „Komise“) a jejích pracovních skupin a podskupin tento Jednací řád.
Článek 2
Předsednictví Komise
(čl. 6 Dohody)
- Předsednictví Komise převezme vždy na dobu tří let delegace jedné ze smluvních stran (dále jen „delegace“). Předsednictví převezmou delegace v takovém pořadí, jak jsou uvedeny v preambuli polského znění Dohody (Polská republika, Česká republika, Spolková republika Německo). Předsednictví se přebírá vždy k počátku kalendářního roku. První období předsednictví delegace Polské republiky končí ke konci roku 2001.
- Pokud se delegace zřekne předsednictví, toto připadne bezprostředně následující delegaci. Zřeknutí bude sděleno ostatním delegacím písemně nejpozději šest měsíců před převzetím předsednictví. V tomto případě přechází předsednictví na další delegaci v pořadí podle čl. 2 odst. 1.
Článek 3
Prezident
(čl. 6 Dohody)
- Prezidenta Komise (dále jen „prezident“) jmenuje delegace, která v daném období vykonává předsednictví. Jmenování se uskuteční před převzetím předsednictví a na dobu jeho trvání. Delegace mající předsednictví může také v době jeho trvání jmenovat jiného prezidenta. Jmenování je neprodleně sděleno ostatním delegacím s uvedením data, ke kterému kompetence prezidenta přecházejí na nového prezidenta.
- Prezident může požádat delegace, aby jej informovaly o stavu prací v souladu s článkem 1 Dohody. Prezident může kdykoli požádat předsedy pracovních skupin o podání informace o plnění plánu práce pracovních skupin.
- Prezident řídí řádná a mimořádná zasedání Komise a také porady vedoucích delegací.
- Prezident vykonává svou činnost pomocí finančních a věcných prostředků, které mu jsou k dispozici v rámci rozpočtu Komise, s podporou sekretariátu Komise, případně také v rámci prostředků, které jsou dány k dispozici smluvní stranou, jejíž delegace má předsednictví.
- Komisi zastupuje prezident. Pro právní úkony v rámci běžné činnosti uděluje vedoucímu sekretariátu (čl. 15 odst. 11) plnou moc, pokud jsou tyto úkony v rámci schváleného rozpočtu.
- V případě, kdy prezident nemůže vykonávat své povinnosti, zastupuje jej jiný člen delegace mající předsednictví.
Článek 4
Členové Komise
(čl. 5 odst. 1 Dohody)
- Po jmenování smluvními stranami sdělí vedoucí delegací sekretariátu jména a služební adresy (s uvedením telefonního čísla a e-mailové adresy) vedoucích delegací, jmenovaných smluvními stranami podle čl. 5 odst. 1 Dohody, a také jména delegátů. Vedoucí delegací rovněž sekretariát informují o odvolání delegátů. Vedoucí sekretariátu zpraví prezidenta a vedoucí ostatních delegací o veškerých změnách v personálním složení Komise.
- Předsedové pracovních skupin, respektive podskupin se účastní zasedání Komise, i když nejsou členy delegace.
Článek 5
Experti
(čl. 5 odst. 2 Dohody)
Pokud si delegace na zasedání Komise, porady vedoucích delegací nebo porady pracovních skupin a podskupin přizve k projednání určitých otázek experty, je třeba toto vždy sdělit sekretariátu s udáním jejich jména a odbornosti. Sekretariát o tomto informuje prezidenta (v případě zasedání Komise nebo porad vedoucích delegací), respektive předsedu příslušné pracovní skupiny nebo podskupiny. Vzniklé náklady jdou k tíži této delegace.
Článek 6
Řádná zasedání Komise
(čl. 7 odst. 1 Dohody)
- Místo a termín řádných zasedání budou dohodnuty vždy na posledním řádném zasedání Komise v roce na následující kalendářní rok. Nejpozději dva měsíce před zasedáním zašle prezident vedoucím delegací a předsedům pracovních skupin písemnou pozvánku a návrh programu jednání. V průběhu dvou týdnů mají vedoucí delegací možnost sdělit prezidentu připomínky a doplňky k návrhu programu jednání. Na tomto podkladě sestaví prezident předběžný program jednání.
- Předběžný program jednání sestavený prezidentem bude zaslán sekretariátem čtyři týdny před zasedáním vedoucím delegací a předsedům pracovních skupin a podskupin. Vedoucí delegací předají předběžný program jednání ostatním členům svých delegací, a také jiným účastníkům zasedání (např. expertům). Pracovní skupiny mají povinnost zaslat na sekretariát podklady pro jednání nejpozději pět týdnů před zasedáním. Sekretariát přeloží a připraví obdržené podklady a zašle je vedoucím delegací, předsedům pracovních skupin a podskupin a jiným účastníkům zasedání nejpozději dva týdny před zasedáním.
- Nejpozději dva týdny před zasedáním potvrdí vedoucí delegací sekretariátu svou účast a sdělí jména členů delegace a dalších osob, kteří se ho zúčastní.
- Sekretariát zpracuje ve lhůtě dvou týdnů návrh zápisu závěrů z každého zasedání Komise a předá ho prezidentu. Prezident schválí návrh zápisu nejpozději během dvou týdnů. Tento zápis pak sekretariát přeloží nejpozději během dvou týdnů do ostatních jazyků a předá jej vedoucím delegací. Zápis závěrů se považuje za schválený, pokud žádný z vedoucích delegací ve lhůtě stanovené prezidentem nevznese písemně připomínky. Pokud budou vzneseny připomínky, sekretariát je přeloží a nejpozději během dvou týdnů předá ostatním vedoucím delegacím, kteří mají dva týdny na jejich odsouhlasení nebo zamítnutí, přičemž již nemohou vznášet nové připomínky. V odůvodněných případech může o odsouhlasení připomínek nebo jejich zamítnutí rozhodnout prezident. Vedoucí delegací by měli být o tomto informováni, a budou-li připomínky některým vedoucím delegace zamítnuty, uskuteční se konečné schválení zápisu v bodech, ke kterým byly vzneseny připomínky, na nejbližším zasedání Komise. Schválený zápis závěrů je předán prezidentu, vedoucím delegací a členům všech delegací. Vyjma bodů projednávaných ve skupině vedoucích delegací, je zápis předán na vědomí členům všech pracovních skupin a podskupin a ostatním účastníkům zasedání Komise.
Článek 7
Mimořádná zasedání Komise
(čl. 7 odst. 2 Dohody)
- Mimořádná zasedání mohou být svolána prezidentem po konzultaci s vedoucími delegací nebo na základě podnětu minimálně jedné z delegací.
- Vedoucí delegace, která si přeje svolání mimořádného zasedání Komise, požádá o to prezidenta s uvedením návrhu programu zasedání. Prezident svolá po projednání s vedoucími ostatních delegací mimořádné zasedání dle možností co nejdříve. Zasedání se uskuteční do dvou měsíců od podání žádosti.
- V naléhavých případech může prezident zkrátit lhůtu pro zaslání podkladů sekretariátem na deset dnů před zasedáním. V ostatním platí přiměřeně článek 6.
Článek 8
Spolupráce
(čl. 13 odst. 1 Dohody)
- Komise se může usnést a přizvat na svá zasedání pozorovatele z třetích zemí a národních nebo mezinárodních organizací, jejichž činnost je spjata s ochranou vod. Jejich účast může být omezena na jednotlivé body programu jednání.
- Komise schvaluje pravidla udělování statusu pozorovatele u Mezinárodní komise pro ochranu Odry před znečištěním pro mezinárodní a národní organizace, jejichž činnost je spjata s ochranou vod a dalšími úkoly, kterými byla Komise pověřena podle čl. 2 odst. 3 Dohody.
- Komise se může usnést a vyslat účastníky za Komisi na zasedání národních či mezinárodních organizací a bude-li potřeba požádat o udělení MKOOpZ statusu pozorovatele. V naléhavých případech může rozhodnout prezident.
Článek 9
Písemné řízení
(čl. 8 odst. 3 Dohody)
- Mimo zasedání může Komise přijímat usnesení na základě písemného řízení. Platí to také pro usnesení týkající se doporučení a návrhů, které jsou určeny smluvním stranám.
- Písemné řízení může zahájit prezident, popřípadě vedoucí sekretariátu po získání souhlasu prezidenta, rozesláním návrhu usnesení k zaujetí stanoviska. Písemné řízení může prezident zahájit také na návrh některé delegace. Tato delegace předloží návrh usnesení podepsaný jejím vedoucím. Se souhlasem prezidenta předá vedoucí sekretariátu bezodkladně návrh usnesení této delegace všem vedoucím ostatních delegací k zaujetí stanoviska.
- Návrh usnesení platí jako schválený, jakmile všechny delegace vyjádří písemně souhlas, nebo pokud je během dvou měsíců po odeslání žádná delegace nezamítne. V naléhavých případech může prezident po dohodě se všemi účastníky řízení stanovit kratší lhůtu. Pokud k návrhu usnesení nejsou námitky, sdělí toto vedoucí delegací sekretariátu co nejdříve. Pokud určená lhůta nepostačuje k projednání v rámci jedné delegace, sdělí to vedoucí delegace prezidentovi, který na tomto základě požadovanou lhůtu prodlouží a následně o tom příslušně informuje ostatní delegace. O výsledku písemného řízení budou delegace informovány prezidentem nejpozději do jednoho měsíce po schválení usnesení. Bude-li v písemném řízení návrh usnesení zamítnut, je třeba jej uvést na program jednání příštího řádného zasedání Komise.
Článek 10
Porady vedoucích delegací
(čl. 7 odst. 3 Dohody)
- Porad vedoucích delegací se zúčastňují prezident, vedoucí delegací a vedoucí sekretariátu. Kromě vedoucích delegací se porad mohou zúčastnit maximálně dva další členové každé delegace, v případě potřeby i předsedové pracovních skupin a podskupin a další pracovníci sekretariátu.
- Porady vedoucích delegací svolává prezident. Jinak platí přiměřeně článek 6 a 7.
- Porady vedoucích delegací mají povinnost koordinovat úkoly směřující k realizaci cílů stanovených Dohodou a případně stanovit pořadí prací. Porady mají dále za úkol projednat aktuální záležitosti smluvních stran, odstraňovat eventuální neshody a připravovat řádná a mimořádná zasedání Komise. Výsledky porad vedoucích delegací budou předloženy k projednání na nejbližším zasedání Komise. Pravomoci Komise v oblasti přijímání usnesení zůstávají nedotčeny.
- Na poradách může prezident informovat vedoucí delegací o činnosti Komise a pracovních skupin.
- Sekretariát zpracuje ve lhůtě dvou týdnů návrh zápisu z porady vedoucích delegací a předá ho prezidentu. Prezident schválí návrh zápisu nejpozději během dvou týdnů. Tento zápisu pak sekretariát přeloží nejpozději během dvou týdnů do ostatních jazyků a předá jej vedoucím delegací. Zápis se považuje za schválený, pokud žádný z vedoucích delegací ve lhůtě stanovené prezidentem nevznese písemně připomínky. Pokud budou vzneseny připomínky, sekretariát je přeloží a nejpozději během dvou týdnů předá ostatním vedoucím delegacím, kteří mají dva týdny na jejich odsouhlasení nebo zamítnutí, přičemž již nemohou vznášet nové připomínky. V odůvodněných případech může o odsouhlasení připomínek nebo jejich zamítnutí rozhodnout prezident. Vedoucí delegací by měli být o tom informováni, a budou-li připomínky některým vedoucím delegace zamítnuty, uskuteční se konečné schválení zápisu v bodech, ke kterým byly vzneseny připomínky, na nejbližší poradě vedoucích delegací nebo na následujícím zasedání Komise. Schválený zápis je předán prezidentu, vedoucím delegací a členům všech delegací. Vyjma bodů projednávaných ve skupině vedoucích delegací, je zápis předán na vědomí členům všech pracovních skupin a podskupin a ostatním účastníkům porady vedoucích delegací.
Článek 11
Pracovní skupiny
(čl. 9 Dohody)
- S cílem realizace určitých úkolů může Komise zřizovat pracovní skupiny. Může se jednat buď o stálé pracovní skupiny nebo o ad hoc pracovní skupiny, které budou realizovat dočasné úkoly nesouvisející s činností stálých pracovních skupin. Zřízení pracovních skupin, stanovení jejich úkolů formou mandátů a plánů práce a určení počtu jejich členů je povinností Komise. Prezident může pracovním skupinám udílet se souhlasem vedoucích delegací úkoly. V naléhavých případech si může prezident vyžádat tento souhlas dodatečně.
- Vedoucí delegací sdělí sekretariátu jména členů reprezentujících jejich delegaci v pracovní skupině včetně služební adresy (telefon, e-mail). V případě členů ad hoc pracovní skupiny je její složení stanoveno, s přiměřeným předstihem, vedoucími delegací, příslušně realizaci průběžných úkolů stanovených pro tuto skupinu. Vedoucí delegací určují jednoho z jmenovaných členů své delegace v příslušné pracovní skupině mluvčím delegace v této skupině. Vedoucí delegací informují sekretariát také o odvolání členů pracovní skupiny. Vedoucí sekretariátu zpraví o veškerých změnách v personálním složení pracovní skupiny prezidenta, vedoucí delegací, předsedu pracovní skupiny a členy pracovní skupiny, které se změny týkají.
- Na návrh jedné z delegací nebo pracovní skupiny jmenuje Komise předsedu stálé pracovní skupiny na období 3 let. Je možné jeho opakované jmenování. Ad hoc pracovní skupině předsedá delegace, která ve chvíli uložení úkolu této skupině předsedá Komisi. Jmenování předsedy ad hoc pracovní skupiny vyžaduje souhlas ostatních delegací. Předsedové pracovních skupin se principiálně nevyjadřují za své delegace. Komise jmenuje jednoho člena pracovní skupiny jako zástupce předsedy pracovní skupiny. Ve zvláště odůvodněných případech může Komise odvolat předsedu, resp. zástupce předsedy pracovní skupiny. Pokud se předseda pracovní skupiny nebude moci zúčastnit její porady, porady vedoucích delegací nebo zasedání Komise, měl by ho zastupovat zástupce předsedy pracovní skupiny. Pokud se předseda ad hoc pracovní skupiny nemůže zúčastnit porady této skupiny, jeho funkci může výjimečně převzít jiná osoba, jmenována do této pozice delegací, která v období pověřování úkolu této ad hoc pracovní skupině předsedá Komisi. Toto rozhodnutí vyžaduje souhlas ostatních delegací. Pokud se předseda ad hoc pracovní skupiny nemůže zúčastnit porady vedoucích delegací nebo zasedání Komise, jeho funkci by měl převzít jeho zástupce nebo v odůvodněných případech jím pro tento účel jmenovaný jeden z členů této ad hoc pracovní skupiny.
- Předsedové pracovních skupin informují Komisi na řádných zasedáních a poradách vedoucích delegací o postupu prací ve svých pracovních skupinách. V případě ad hoc pracovní skupiny jsou takové zprávy předkládány pouze za období aktivní činnosti této skupiny v daném roce. Předsedové pracovních skupin předají sekretariátu šest týdnů před řádným zasedáním Komise písemné návrhy usnesení, jakož i plán práce na příští kalendářní rok. Pracovní skupiny kontrolují pravidelně své mandáty a je-li to nutné, navrhují Komisi provedení změn.
- V případě potřeby může Komise vydat pro činnost pracovních skupin dodatečně jednotné pokyny. V ostatním platí pro činnost pracovních skupin přiměřeně ustanovení tohoto jednacího řádu.
Článek 12
Pracovní podskupiny
- Komise může k plnění stanovených úkolů zřizovat pracovní podskupiny v rámci stálých pracovních skupin. Může se jednat o stálé pracovní podskupiny nebo k plnění ad hoc úkolů – ad hoc pracovní podskupiny.
- Činnost pracovní podskupiny je řízena a koordinována tou pracovní skupinou, v jejímž rámci byla tato podskupina zřízena.
- Pro činnost stálých pracovních podskupin a ad hoc pracovních podskupin platí příslušně ustanovení tohoto jednacího řádu týkající se stálých pracovních skupin.
Článek 13
Porady pracovních skupin a podskupin
- Svolávání porad pracovních skupin a podskupin provádí sekretariát podle harmonogramu porad po dohodě s předsedou příslušné pracovní skupiny nebo podskupiny. Porady jsou plánovány tak, aby byla zajištěna včasná příprava zasedání Komise. Harmonogram porad je nutné zpracovat vždy dopředu na další kalendářní rok. Pokud to bude nutné pro plnění úkolů stanovených Komisí nebo poradami vedoucích delegací, předseda dané pracovní skupiny nebo podskupiny může podat vedoucímu sekretariátu podnět ke svolání porady této pracovní skupiny nebo podskupiny i mimo harmonogram porad.
- Sekretariát vyhotoví během dvou týdnů návrh zápisu z porady pracovní skupiny nebo podskupiny a předá ho předsedovi pracovní skupiny nebo podskupiny. Předseda pracovní skupiny nebo podskupiny schválí návrh zápisu nejpozději během dvou týdnů a sekretariát jej následně nejpozději během dvou týdnů přeloží do ostatních jazyků a předá všem mluvčím delegací pracovní skupiny nebo podskupiny. Zápis je považován za schválený, pokud k němu žádný z mluvčích delegací nevznese v termínu určeném předsedou pracovní skupiny nebo podskupiny písemné připomínky. Budou-li vzneseny připomínky, sekretariát jej po jejich přeložení, nejpozději během dvou týdnů, předá ostatním mluvčím delegací, kteří mají dva týdny na jejich odsouhlasení nebo zamítnutí, přičemž již nemohou vznášet nové připomínky. V odůvodněných případech může o odsouhlasení připomínek nebo jejich zamítnutí rozhodnout předseda skupiny nebo podskupiny. Měli by o tom být informováni mluvčí delegací, a zamítne-li některý mluvčí delegace připomínky, uskuteční se konečné schválení zápisu v bodech, ke kterým byly vzneseny připomínky, na příští poradě pracovní skupiny nebo podskupiny. Schválený zápis je předán prezidentu, vedoucím delegací, členům pracovní skupiny nebo podskupiny a ostatním účastníkům porady. Pokud je obsah zápisu důležitý pro činnost jiných pracovních skupin nebo podskupin, je také předán na vědomí členům těchto pracovních skupin a podskupin.
Článek 14
Sekretariát
(čl. 11 Dohody)
- Sekretariát podporuje organizačně a odborně Komisi, prezidenta a pracovní skupiny a podskupiny při plnění jejich úkolů. Připravuje zasedání a porady a účastní se jich. Delegace vyřizují písemný styk s Komisí prostřednictvím sekretariátu, který zabezpečuje včasné předávání dokumentů. Sekretariát zajišťuje včasný a správný překlad dokumentů a rovněž tlumočení na zasedáních/poradách.
- Sekretariát podléhá prezidentovi a je řízen vedoucím sekretariátu. Vedoucího sekretariátu, odborné pracovníky a odborníka na práce GIS vybere po provedení výběrového řízení ve státech smluvních stran výběrová komise složená z prezidenta, vedoucích delegací a případně dalších jmenovaných zástupců delegací. Při výběru odborných pracovníků a odborníka na práce GIS je vedoucí sekretariátu členem výběrové komise. Pro zajištění zvyšování úrovně odborných znalostí a umožnění střídání při zaměstnávání v sekretariátu osob ze států smluvních stran jsou vedoucí sekretariátu, odborní pracovníci a odborník na práce GIS přijímáni do zaměstnání prezidentem se souhlasem Komise na základě pracovní smlouvy uzavřené na dobu určitou, maximálně na dobu pěti let. Se souhlasem Komise lze jednorázově znovu zaměstnat vedoucího sekretariátu, odborné pracovníky a odborníka na práce GIS bez nutnosti vypsání nového konkurzu maximálně na dobu pěti let. K propuštění vedoucího sekretariátu, odborného pracovníka a odborníka na práce GIS je nutný předchozí souhlas Komise.
- Vedoucí sekretariátu se souhlasem prezidenta vydá pro sekretariát pracovní řád a nezbytné služební instrukce.
- Ostatní personál sekretariátu na návrh a se souhlasem vedoucího sekretariátu zaměstnává, přeřazuje a propouští v rámci rozpočtového plánu a plánu pracovních míst prezident. Vedoucí sekretariátu informuje Komisi o přijetí do zaměstnání, přeřazení nebo propuštění zaměstnanců.
- Zásady pro odměňování pracovníků sekretariátu stanovuje Komise.
- Vedoucí sekretariátu na každém řádném zasedání předkládá Komisi zprávu o činnosti sekretariátu a čerpání rozpočtu. Je zodpovědný za přípravu návrhu rozpočtu a za výpočet příspěvků smluvních stran, jakož i za správu příjmů a výdajů Komise.
Článek 15
Rozpočet
(čl. 15 Dohody)
- Rozpočtovým rokem Komise je kalendářní rok.
- Komise schvaluje jednomyslně rozpočet na následující rok. Návrh rozpočtu vypracovaný vedoucím sekretariátu a schválený prezidentem je delegacím předán na zasedání Komise v roce předcházejícím rozpočtovému roku, pro který má tento rozpočet platit. Dojde-li mezi běžným a následujícím rokem ke změně v předsednictví Komise, musí prezident a vedoucí sekretariátu vypracovat návrh rozpočtu na příští rok v dohodě s vedoucím delegace smluvní strany, která podle článku 2 následuje v předsednictví.
- Rozpočet schválený Komisí bude opatřen doložkou, v níž bude uvedeno zasedání Komise, během kterého byl rozpočet schválen. Bude podepsán vedoucím sekretariátu a prezidentem a jeho opis prezident poskytuje delegacím Komise nejpozději do 31. ledna roku, pro který má tento rozpočet platit. Prezident nejpozději do konce roku předcházejícího rozpočtovému roku delegacím sdělí výši příspěvků na další rok, které mají být zaplaceny smluvními stranami podle čl. 15 odst. 2 Dohody.
- Komise může v rámci svých možností cestou nižších výdajů nebo vyšších příjmů vytvořit rezervní fond až do výše 10 % celkové částky plánu rozpočtu. Rezervní fond slouží k udržení platební schopnosti Komise v následujícím roce až do obdržení příspěvků, případně splátek smluvních stran.
- Přebytky vzniklé po každoročním odpočtu rezervního fondu, spolu s ročním zúčtováním za předchozí rok, oznámí prezident vedoucím delegacím v lednu. Tyto přebytky mohou být odečteny od nejblíže splatného příspěvku delegace. Komise může schválit využití těchto přebytků na konkrétní účel v dalším rozpočtovém roce. V této situaci se od nejblíže splatného příspěvku neodečítají.
- Prostředky rozpočtu je třeba čerpat úsporně a hospodárně. Nesmí se překročit celkový objem výdajů naplánovaných v rozpočtovém plánu. Jednotlivé položky rozpočtu lze překročit maximálně o 20 %, pokud jsou k dispozici nezbytné prostředky ušetřené v ostatních položkách. Personální a věcné výdaje nelze vzájemně pokrývat. Bude-li se považovat za nutné překročení o více než 20 % jednotlivých položek v rozpočtu nebo přesun mezi personálními a věcnými výdaji, předloží prezident příslušný návrh změny rozpočtu ke schválení.
- Z rozpočtu MKOOpZ jsou hrazeny:
a) náklady na práce vykonávané v rámci plnění úkolů Komise vyplývajících z Dohody, včetně nákladů na služby, které jsou uvedeny v článku 12 Dohody, o nichž Komise rozhodla, že je bude možné financovat z rozpočtu Komise;
b) nutné organizační, resp. administrativní náklady na zasedání Komise a pracovních skupin a podskupin, zejména náklady na zasedací místnost, občerstvení, podklady na jednání a tlumočníky;
c) personální náklady pracovníků sekretariátu a náklady na činnost sekretariátu;
d) jen výjimečně a na základě samostatného předchozího rozhodnutí Komise operativní náklady na opatření nebo projekty, které vyplývají z odborné činnosti smluvních stran v Komisi a v pracovních skupinách, zejména z činností zaměřených na přípravu usnesení Komise; pokud daná pracovní skupina předkládá Komisi návrh usnesení, ve kterém se stanoví, že Komise má financovat realizaci usnesení, musí pracovní skupina přiložit k návrhu odhad nákladů, spojených s realizací tohoto usnesení.
- Náklady svého zastoupení v Komisi a pracovních skupinách nese každá smluvní strana:
a) bez ohledu na to, zda se jedná o delegáty nebo zástupce členů delegace ve smyslu čl. 5 odst. 1 Dohody, experty ve smyslu čl. 5 odst. 2 Dohody, nebo členy pracovních skupin ve smyslu čl. 9 odst. 2 Dohody;
b) tento princip se vztahuje na všechny výdaje spojené se zastoupením smluvní strany v Komisi a pracovních skupinách, zejména náklady na dopravu, noclehy a diety; rozhodnutí o tom, v jaké výši budou tyto náklady hrazeny, je interní záležitostí každé smluvní strany.
- Finanční prostředky, které jsou uvedeny v čl. 15 odst. 2 větě první Dohody, nemohou být vynaloženy na individuální práce nebo opatření jednotlivých smluvních stran. Financování takových prací nebo opatření je vnitřní záležitost každé smluvní strany. Patří sem např. opatření, která musí být provedena na národní úrovni za účelem realizace usnesení Komise.
- Příspěvky stanovené podle odstavce 3 v návaznosti na odstavec 5 převedou smluvní strany každoročně do 28. února rozpočtového roku na účet Komise. Smluvní strany mohou rozdělit příspěvky na dvě splátky. První splátka, kterou je třeba převést do 28. února rozpočtového roku, musí obnášet nejméně 60 % splatného příspěvku. Druhá splátka musí být převedena do 30. června rozpočtového roku. Rozdělení příspěvku na dvě splátky musí oznámit delegace při schvalování usnesení o rozpočtu. Pokud ve výjimečných případech bude k zajištění platební schopnosti Komise nutný dřívější převod druhé splátky, celkové nebo její části, vynasnaží se smluvní strany okamžitě patřičně zdůvodněné výzvě prezidenta vyhovět.
Pokud dodržení lhůty 28. února je pro některou smluvní stranu nepřijatelné z důvodu interních právních a technických rozpočtových pravidel, prodlužuje se lhůta pro úhradu příspěvků, případně první splátky, do 31. března příslušného rozpočtového roku. O nutnosti uplatnění tohoto prodloužení lhůty musí být Komise informována.
- Prezident a vedoucí sekretariátu disponují prostředky v míře stanovené rozpočtem; vedoucí sekretariátu na základě plné moci vystavené prezidentem (viz čl. 3 odst. 5).
- Vedoucí delegací jmenují po jednom revizoru účtů na funkční období tří let. Jejich opětovné jmenování nebo dřívější odvolání je přípustné. Vedoucí sekretariátu zpraví o jmenování nebo odvolání revizorů účtů prezidenta a vedoucí ostatních delegací.
- Revizoři účtů ověří roční zúčtování do konce března následujícího roku. Revizoři účtů předloží Komisi k tomuto termínu písemnou zprávu. Na základě této zprávy rozhodne Komise o udělení absolutoria prezidentovi. Na základě poskytnutého absolutoria prezident udělí absolutorium vedoucímu sekretariátu. Smluvní strany mohou kdykoli požadovat nahlédnutí do účetních knih, dokladů a ostatních dokumentů, buď přímo v sídle sekretariátu, nebo si vyžádat jejich zaslání.
Článek 16
Platnost
Tento Jednací řád byl schválen na 25. plenárním zasedání MKOOpZ dne 6.12.2022 a vstupuje v platnost ke dni jeho schválení. Současně se ruší dosavadní Jednací řád. Vyhotovení Jednacího řádu v češtině, polštině a němčině mají stejnou závaznost.
