§ 1
Zakres stosowania
Międzynarodowa Komisja Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwana dalej „Komisją”) może udzielić statusu obserwatora organizacjom międzynarodowym i krajowym (zwanym dalej „organizacjami”), których działalność związana jest z ochroną oraz/lub użytkowaniem wód na podstawie złożonego przez nie wniosku lub taki status im zaproponować.
Niniejsze zasady określają:
- warunki, jakie muszą spełnić organizacje, aby uzyskać status obserwatora;
- procedurę wymaganą dla uzyskania statusu obserwatora;
- jak również prawa i obowiązki wynikające z udzielenia statusu obserwatora.
Inne formy współpracy w myśl art. 13 ust. 1 Umowy w sprawie Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwanej dalej „Umową”) i art. 8 Regulaminu Komisji pozostają przez niniejsze zasady nienaruszone.
§ 2
Warunki i procedura udzielania organizacjom statusu obserwatora
- Warunki dla uzyskania statusu obserwatora są następujące:
a. uznanie celów i podstawowych zasad Umowy;
b. prowadzenie działalności związanej z ochroną oraz/lub użytkowaniem wód i zgodnej z Umową. Ponadto członkowie organizacji powinni posiadać wiedzę merytoryczną w tym zakresie, aby móc uczestniczyć w pracach Komisji;
c. ukierunkowana działalność o charakterze transgranicznym lub przynajmniej ponadregionalnym;
d. istnienie struktury organizacyjnej, gwarantującej współpracę z Komisją;
e. przedstawiciel organizacji (zwany dalej „obserwatorem”), będący jej członkiem, powinien posiadać mandat udzielony przez organ decyzyjny swojej organizacji do jej reprezentowania w pracach Komisji.
- Wniosek o udzielenie statusu obserwatora należy skierować na piśmie w jednym z języków Komisji do Sekretariatu Komisji.
Wniosek powinien zawierać:
a. informacje dotyczące wymagań wymienionych w ust. 1;
b. opis organizacji, jak również opis jej kompetencji i doświadczeń, które organizacja może wnieść do prac Komisji;
c. potwierdzenie, że organizacja dotrzyma zobowiązań, które będą dla niej wynikać z Umowy oraz Regulaminu Komisji;
d. określenie, w pracach których grup roboczych Komisji udział organizacji jest przedmiotem jej zainteresowania;
e. nazwisko i dane kontaktowe uprawnionego przedstawiciela organizacji, który będzie uczestniczyć w pracach Komisji.
- W przeciągu dwóch tygodni od wpłynięcia wniosku do Sekretariatu Komisji o udzielenie statusu obserwatora zostaje on przetłumaczony i przekazany przez Dyrektora Sekretariatu Komisji wszystkim Delegacjom Komisji z prośbą o zajęcie stanowiska w terminie czterech tygodni. Następnie Dyrektor Sekretariatu Komisji w przeciągu dwóch tygodni od momentu przedłożenia wszystkich stanowisk przez Delegacje Komisji przekazuje wszystkim Przewodniczącym Delegacji Komisji przetłumaczone stanowiska złożone przez poszczególne Delegacje Komisji wraz z propozycją uchwały uzgodnionej z Przewodniczącym Komisji.
- Zadaniem Komisji jest podczas posiedzenia plenarnego Komisji lub w procedurze pisemnej (zgodnie z art. 9 Regulaminu Komisji) podjęcie uchwały w sprawie wniosku o udzielenie statusu obserwatora. Organizacja składająca wniosek zostaje bezzwłocznie poinformowana pisemnie przez Dyrektora Sekretariatu Komisji o decyzji Komisji. Od tego terminu, w przypadku pozytywnej decyzji Komisji, liczony jest okres obowiązywania statusu obserwatora w pracach Komisji, określony w § 6 ust. 1.
- Przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu statusu obserwatora Komisja zwraca uwagę, aby w wyważony sposób reprezentowane były różne organizacje, których działalność wiąże się z ochroną oraz/lub użytkowaniem wód.
- Jeśli w okresie obowiązywania udzielonego już statusu obserwatora organizacja chciałaby uczestniczyć w naradach innej grupy roboczej niż ta, która została określona w ich wniosku o przyznanie statusu obserwatora, zgodnie z § 2 ust. 2 lit. d, wówczas jej udział w naradach innej grupy roboczej wymaga złożenia wniosku uzupełniającego, zawierającego niezbędne informacje, zgodnie z § 2 ust. 2 lit. d i e. W tym przypadku procedura postępowania jest zgodna z § 2 ust. 3 i 4, jednak pozytywna decyzja Komisji nie wpływa na wydłużenie okresu obowiązywania udzielonego już statusu obserwatora.
- Sekretariat Komisji na bieżąco aktualizuje listę organizacji posiadających status obserwatora oraz przedstawicieli uprawnionych do ich reprezentowania. W przypadku zmian personalnych uprawnionej do reprezentowania danej organizacji osoby lub jej danych kontaktowych, organizacja ta powinna poinformować o tym pisemnie Sekretariat Komisji. Informacja ta przekazywana jest przez Sekretariat Komisji bezzwłocznie do wiadomości Przewodniczącemu Komisji i Delegacjom Komisji.
§ 3
Uczestnictwo w posiedzeniach plenarnych Komisji
- Organizacje, którym udzielono statusu obserwatora, mogą uczestniczyć w posiedzeniach plenarnych Komisji za pośrednictwem delegowanego przedstawiciela danej organizacji bez prawa głosowania oraz przedkładać informacje i wnioski związane z działalnością Komisji.
- Komisja może podjąć decyzję o omawianiu poszczególnych punktów porządku obrad bez udziału obserwatorów. Dotyczy to zagadnień związanych z budżetem oraz spraw personalnych, a także tych punktów porządku obrad, co do których jedna z delegacji wyraziła życzenie przedyskutowania ich na posiedzeniu zamkniętym.
- Sekretariat Komisji, w zaproszeniu na posiedzenie plenarne Komisji, informuje obserwatorów, które punkty porządku obrad będą omawiane bez ich udziału. Jeśli po rozesłaniu zaproszenia okaże się, że na wniosek jednej lub kilku delegacji dalsze punkty porządku obrad powinny być omawiane bez udziału obserwatorów, obserwatorzy zostaną o tym poinformowani przed posiedzeniem plenarnym.
- Obserwatorzy otrzymują materiały przygotowane na posiedzenie plenarne Komisji, jak również protokoły z posiedzeń, z wyłączeniem dokumentów oraz fragmentów protokołów odnoszących się do punktów porządku obrad, omawianych bez udziału obserwatorów.
§ 4
Uczestnictwo w naradach grup roboczych Komisji
- Organizacje, którym udzielono statusu obserwatora, mogą uczestniczyć w naradach grupy roboczej Komisji za pośrednictwem delegowanego do tej grupy swojego przedstawiciela bez prawa głosowania oraz przedkładać informacje i wnioski związane z działalnością grupy roboczej.
- Każdorazowo na etapie uzgadniania porządku obrad przed swoją naradą grupa robocza Komisji może podjąć decyzję o prowadzeniu narady lub omawianiu poszczególnych punktów porządku obrad bez udziału obserwatorów. Sekretariat Komisji, w zaproszeniu na naradę grupy roboczej Komisji, informuje obserwatorów o decyzji grupy roboczej Komisji w tej sprawie. Jeśli po rozesłaniu zaproszenia okaże się, że na wniosek jednej lub kilku delegacji dalsze punkty porządku obrad powinny być omawiane bez udziału obserwatorów, obserwatorzy zostaną o tym poinformowani przed naradą. Przewodniczący Komisji, jak również Przewodniczący Delegacji powinni zostać poinformowani przez Sekretariat Komisji o takiej decyzji grupy roboczej.
- Obserwatorzy otrzymują materiały przygotowane na narady grup roboczych, jak również protokoły z tych narad, z wyłączeniem dokumentów oraz fragmentów protokołów odnoszących się do punktów porządku obrad omawianych bez udziału obserwatorów.
§ 5
Obowiązki organizacji posiadających status obserwatora i ich przedstawicieli
- Zarówno organizacja posiadająca status obserwatora, jak i jej przedstawiciel zobowiązani są do zachowania należytej poufności w stosunku do informacji uzyskanych poprzez udział w posiedzeniach plenarnych Komisji lub naradach grupy roboczej. W szczególności niedozwolone jest dalsze przekazywanie materiałów, protokołów oraz danych i informacji udostępnionych Komisji przez strony Umowy lub inne organizacje wyłącznie na potrzeby Komisji lub też wykorzystywanie ich do celów spoza zakresu działalności Komisji.
- Organizacje, posiadające status obserwatora, same ponoszą koszty powstałe w wyniku ich uczestnictwa w pracach Komisji i jej grup roboczych.
§ 6
Okres ważności, cofnięcie oraz wygaśnięcie statusu obserwatora
- Komisja przyznaje organizacjom status obserwatora na okres 4 lat.
- Sekretariat Komisji z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem informuje organizację o zbliżającym się zakończeniu okresu obowiązywania jej statusu obserwatora. Na dwa miesiące przed upływem okresu obowiązywania statusu obserwatora organizacja może wystąpić pisemnie do Sekretariatu Komisji z wnioskiem o przedłużenie udzielonego jej statusu obserwatora na kolejne 4 lata.
- Pisemny wniosek organizacji o przedłużenie statusu obserwatora, o ile jest zgodny z warunkami określonymi w ich wniosku lub wniosku uzupełniającym o przyznanie statusu obserwatora, nie musi zawierać elementów wymienionych w § 2 ust. 2 niniejszych Zasad. O przedłużeniu statusu obserwatora na dalsze cztery lata decyduje Komisja na najbliższym posiedzeniu plenarnym następującym po wpłynięciu wniosku lub w procedurze pisemnej.
- Status obserwatora może zostać cofnięty:
- na wniosek organizacji;
- jeśli w przeciągu dwóch następujących po sobie lat organizacja nie uczestniczy aktywnie w pracach Komisji;
- jeśli organizacja lub jej przedstawiciel naruszają obowiązki związane z przyznaniem statusu obserwatora.
- Jeśli organizacja na dwa miesiące przed upływem czteroletniego okresu posiadania statusu obserwatora nie prześle do Sekretariatu Komisji odpowiedniego wniosku o przedłużenie tego statusu, wówczas status ten wygasa, a ponowne jego uzyskanie wymaga nowego wniosku o uzyskanie statusu obserwatora zgodnie z procedurami przewidzianym w § 2 ust. 2 – 5.
§ 7
Wejście w życie i zmiany
Niniejsze zasady wchodzą w życie z dniem 15 marca 2023 r. Dokonanie wszelkich zmian możliwe jest na mocy uchwały Komisji.
