GESCHÄFTSORDNUNG

der Internationalen Kommission zum Schutz der Oder
gegen Verunreinigung

 

Beschlossen während der 25. Plenartagung der IKSO
am 6.12.2022

 

 

 

Artikel 1
Anwendungsbereich

Auf der Grundlage des Vertrags über die Internationale Kommission zum Schutz der Oder gegen Verunreinigung (im Folgenden: Vertrag) gilt für die Arbeiten der Internationalen Kommission zum Schutz der Oder (im Folgenden: Kommission) sowie ihrer Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen diese Geschäftsordnung.

 

Artikel 2
Vorsitz der Kommission
(Art. 6 des Vertrags)

 

1. Der Vorsitz der Kommission wird jeweils für die Dauer von drei Jahren von der Delegation einer Vertragspartei (im Folgenden: Delegation) übernommen. Der Vorsitz wird von den Delegationen in der Reihenfolge wahrgenommen, in der die Vertragsparteien in der Präambel der polnischen Fassung des Vertrags aufgeführt sind (Republik Polen, Tschechische Republik, Bundesrepublik Deutschland). Der Vorsitz wird jeweils zum Jahresbeginn übernommen. Die erste Vorsitzperiode der Delegation der Republik Polen endet zum Ende des Jahres 2001.
    
2. Falls eine Delegation auf den Vorsitz verzichtet, kommt der Vorsitz der unmittelbar nachfolgenden Delegation zu. Der Verzicht auf den Vorsitz muss spätestens sechs Monate vor dem Termin, ab dem diese Delegation den Vorsitz wahrnehmen soll, den anderen Delegationen schriftlich mitgeteilt werden. In dem Fall geht der Vorsitz auf die nächste Delegation in der Reihenfolge lt. Art. 2 Abs. 1 über.

 

Artikel 3
Präsident/Präsidentin
(Art. 6 des Vertrags)

 

1. Der/die Präsident/-in der Kommission (im Folgenden: Präsident/-in) wird von der Delegation benannt, die in dem entsprechenden Zeitraum den Vorsitz wahrnimmt. Die Benennung erfolgt vor der Übernahme und für die Dauer des Vorsitzes. Die den Vorsitz wahrnehmende Delegation kann auch während des Zeitraums, in dem sie den Vorsitz innehat, einen/eine anderen/e Präsidenten/-in benennen. Die Benennung wird unverzüglich den anderen Delegationen unter Angabe des Datums, zu dem die Befugnisse des/der Präsidenten/-in auf den/die neuen/e Präsidenten/-in übergehen, mitgeteilt.
    
2. Der/die Präsident/-in kann die Delegationen bitten, ihn/sie über den Stand der Arbeiten zur Umsetzung von Art. 1 des Vertrags zu unterrichten. Er/Sie kann sich jederzeit von den Vorsitzenden der Arbeitsgruppen über den Stand der Umsetzung des Arbeitsprogramms der Arbeitsgruppen informieren lassen.
    
3. Der/die Präsident/-in leitet die ordentlichen und außerordentlichen Tagungen der Kommission sowie die Beratungen der Delegationsleiter/-innen.
    
4. Der/die Präsident/-in versieht seine/ihre Geschäfte mit den finanziellen und sachlichen Mitteln, die ihm/ihr im Rahmen des Haushaltsplans der Kommission zur Verfügung stehen, mit Unterstützung des Sekretariates der Kommission sowie gegebenenfalls mit Mitteln, die von der Vertragspartei, deren Delegation den Vorsitz inne hat, bereitgestellt werden.
    
5. Die Kommission wird durch den/die Präsidenten/-in vertreten. Für Rechtsgeschäfte im Rahmen der laufenden Verwaltung erteilt er/sie dem/der Geschäftsführer/-in (Art. 15 Abs. 11) die Vollmacht, soweit die Geschäfte im Rahmen des genehmigten Haushaltsplans liegen.
    
6. Bei Verhinderung wird der/die Präsident/-in durch ein anderes Delegationsmitglied der den Vorsitz innehabenden Delegation vertreten.

 

Artikel 4
Mitglieder der Kommission
(Art. 5 Abs. 1 des Vertrags)

 

1. Nach Benennung durch die Vertragsparteien teilen die Delegationsleiter/-innen die Namen und Dienstanschriften (einschließlich Telefonnummern sowie E-Mail-Adressen) der Delegationsleiter/-innen sowie der Delegierten, die von den Vertragsparteien gemäß Art. 5 Abs. 1 des Vertrags benannt werden, dem Sekretariat mit. Die Delegationsleiter/-innen benachrichtigen das Sekretariat auch über die Abberufung der Delegierten. Der/die Geschäftsführer/-in informiert den/die Präsidenten/-in und die Leiter/-innen der anderen Delegationen über alle Änderungen in der Zusammensetzung der Kommission.
    
2. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und bei Bedarf der Unterarbeitsgruppen nehmen an den Kommissionstagungen teil, auch wenn sie nicht Mitglieder der Delegationen sind.

 

Artikel 5
Sachverständige
(Art. 5 Abs. 2 des Vertrags)

 

Soweit eine Delegation für die Behandlung bestimmter Fragen Sachverständige zu den Tagungen der Kommission, den Beratungen der Delegationsleiter/-innen oder den Sitzungen der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen hinzuzieht, ist dies dem Sekretariat unter Angabe ihres Namens und des Fachgebiets jeweils mitzuteilen. Das Sekretariat informiert den/die Präsidenten/-in (bezüglich der Tagungen der Kommission und der Beratungen der Delegationsleiter/-innen) bzw. den/die jeweiligen/e Vorsitzenden/-e der Arbeitsgruppe bzw. Unterarbeitsgruppe. Entstehende Kosten trägt diese Delegation.

 

Artikel 6
Ordentliche Tagungen
(Art. 7 Abs. 1 des Vertrags)

 

1. Ort und Zeit der ordentlichen Tagungen werden jeweils in der letzten ordentlichen Tagung der Kommission eines Jahres für das folgende Kalenderjahr vereinbart. Spätestens zwei Monate vor einer Tagung übermittelt der/die Präsident/-in den Delegationsleitern/-innen sowie den Vorsitzenden der Arbeitsgruppen eine schriftliche Einladung und den Entwurf der Tagesordnung. Innerhalb von zwei Wochen haben die Delegationsleiter/-innen die Möglichkeit, dem/der Präsidenten/-in Anmerkungen und Ergänzungen zum Entwurf der Tagesordnung mitzuteilen. Der/die Präsident/-in erstellt auf dieser Grundlage die vorläufige Tagesordnung.
    
2. Die vom/von der Präsidenten/-in erstellte vorläufige Tagesordnung wird durch das Sekretariat vier Wochen vor der Tagung an die Delegationsleiter/-innen und die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen versandt. Die Delegationsleiter/-innen übermitteln die vorläufige Tagesordnung ihren übrigen Delegationsmitgliedern sowie den sonstigen Teilnehmern/-innen an der Tagung (z. B. den Sachverständigen). Die Arbeitsgruppen sind verpflichtet, alle Tagungsunterlagen spätestens fünf Wochen vor der Tagung an das Sekretariat zu übersenden. Das Sekretariat übersetzt und bereitet die eingegangenen Unterlagen vor und schickt sie spätestens zwei Wochen vor der Tagung an die Delegationsmitglieder und die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen sowie die sonstigen Teilnehmer/-innen.
    
3. Spätestens zwei Wochen vor der Tagung bestätigen die Delegationsleiter/-innen dem Sekretariat ihre Teilnahme und benennen dem Sekretariat die an der Tagung teilnehmenden Delegationsmitglieder und sonstigen Teilnehmer/-innen.
    
4. Das Sekretariat erstellt innerhalb von zwei Wochen einen Entwurf des Beschlussprotokolls über jede Tagung der Kommission und übermittelt ihn dem/der Präsidenten/-in. Der/die Präsident/-in bestätigt den Protokollentwurf spätestens innerhalb von zwei Wochen. Anschließend wird der Protokollentwurf durch das Sekretariat spätestens innerhalb von zwei Wochen in die übrigen Sprachen übersetzt und den Delegationsleitern/-innen übergeben. Das Beschlussprotokoll gilt als bestätigt, wenn keiner/keine der Delegationsleiter/-innen innerhalb der durch den/die Präsidenten/-in gesetzten Frist schriftliche Anmerkungen zum Protokoll einbringt. Sollten Anmerkungen eingebracht werden, werden sie spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat übersetzt und den anderen Delegationsleitern/-innen übergeben, die diese Anmerkungen innerhalb von zwei Wochen annehmen bzw. ablehnen, wobei sie keine neuen Anmerkungen mehr einbringen dürfen. In begründeten Fällen kann die Entscheidung über die Genehmigung bzw. Ablehnung der Anmerkungen von dem/der Präsidenten/-in getroffen werden. Die Delegationsleiter/-innen sind darüber in Kenntnis zu setzen und bei Ablehnung der Anmerkungen von einem/einer der Delegationsleiter/-innen erfolgt die endgültige Genehmigung des Protokolls in den Punkten, zu denen Einwendungen erhoben wurden, auf der nächsten Tagung der Kommission. Das bestätigte Beschlussprotokoll wird dem/der Präsidenten/-in, den Delegationsleitern/-innen sowie allen Delegationsmitgliedern zugeleitet. Mit Ausnahme der Punkte, die unter den Delegationsleitern/-innen besprochen werden, wird das Protokoll den Mitgliedern aller Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen sowie sonstigen Teilnehmern/-innen der Kommissionstagung zur Kenntnis gegeben.

 

Artikel 7
Außerordentliche Tagungen
(Art. 7 Abs. 2 des Vertrags)

 

1. Außerordentliche Tagungen können durch den/die Präsidenten/-in nach Anhörung der Delegationsleiter/-innen oder auf Antrag mindestens einer Delegation einberufen werden.
    
2. Die Einberufung einer außerordentlichen Tagung ist von dem/der Leiter/-in der Delegation, die sie herbeizuführen wünscht, unter Mitteilung der vorgeschlagenen Tagesordnung beim/bei der Präsidenten/-in zu beantragen. Der/die Präsident/-in beruft die außerordentliche Tagung nach Anhörung der anderen Delegationsleiter/-innen so bald wie möglich ein. Sie findet innerhalb von zwei Monaten nach Antragsstellung statt.
    
3. In Eilfällen kann der/die Präsident/-in die Frist zur Versendung der Unterlagen durch das Sekretariat auf zehn Tage vor der Tagung verkürzen. Im Übrigen findet Art. 6 entsprechend Anwendung.

 

Artikel 8
Zusammenarbeit
(Art. 13 Abs. 1 des Vertrags)

 

1. Die Kommission kann beschließen, Beobachter aus Drittstaaten und nationalen oder internationalen Organisationen, deren Tätigkeit mit dem Gewässerschutz in Verbindung steht zu ihren Tagungen einzuladen. Ihre Teilnahme kann auf einzelne Tagesordnungspunkte beschränkt werden.
    
2. Die Kommission verabschiedet Grundsätze für die Erteilung des Beobachterstatus an internationale und nationale Organisationen, deren Tätigkeit mit dem Schutz und/oder der Nutzung der Gewässer und weiteren der Kommission nach Artikel 2 Abs. 3 des Vertrags übertragenen Aufgaben in Verbindung steht.
    
3. Die Kommission kann beschließen, zu Tagungen nationaler oder internationaler Organisationen Teilnehmende aus der Kommission zu entsenden und für die IKSO bei Bedarf einen Beobachterstatus zu beantragen. In Eilfällen kann der Präsident/die Präsidentin die Entscheidung treffen.

 

Artikel 9
Schriftliches Verfahren
(Art. 8 Abs. 3 des Vertrags)

 

1. Außerhalb der Tagungen kann die Kommission Beschlüsse im schriftlichen Verfahren fassen. Dies gilt auch für Beschlüsse zu Empfehlungen und Vorschlägen, die an die Vertragsparteien gerichtet sind.
    
2. Das schriftliche Verfahren kann vom/von der Präsidenten/-in bzw. vom/von der Geschäftsführer/-in nach Zustimmung des/der Präsidenten/-in durch Versendung eines Beschlussentwurfs zur Stellungnahme eingeleitet werden. Das schriftliche Verfahren wird vom/von der Präsidenten/-in auch eingeleitet, wenn dies von einer Delegation gewünscht wird und diese Delegation einen von ihrem/ihrer Leiter/-in unterzeichneten Beschlussentwurf vorlegt. Im Einvernehmen mit dem/der Präsidenten/-in leitet der/die Geschäftsführer/-in den Beschlussentwurf dieser Delegation unverzüglich den Leitern/-innen aller übrigen Delegationen zur Stellungnahme zu.
    
3. Ein Beschlussentwurf gilt als angenommen, sobald die schriftliche Zustimmung aller Delegationen vorliegt, oder wenn innerhalb von zwei Monaten nach Absendung von keiner Delegation eine Ablehnung vorliegt. In Eilfällen kann der/die Präsident/-in im allseitigen Einvernehmen eine kürzere Frist festsetzen. Bestehen gegen den Beschlussentwurf keine Einwendungen, sollen die Delegationsleiter/-innen dies dem Sekretariat zum frühestmöglichen Zeitpunkt mitteilen. Reicht die gesetzte Frist für die erforderliche Abstimmung innerhalb einer Delegation nicht aus, teilt der/die Delegationsleiter/-in dies dem/der Präsidenten/-in mit, der daraufhin die Frist verlängert und die anderen Delegationen entsprechend informiert. Über das Ergebnis des schriftlichen Verfahrens informiert der/die Präsident/-in die Delegationen spätestens innerhalb eines Monates nach Zustandekommen eines Beschlusses. Wird im schriftlichen Verfahren ein Beschlussentwurf abgelehnt, ist er auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Tagung der Kommission zu setzen.

 

Artikel 10
Beratungen der Delegationsleiter/-innen
(Art. 7 Abs. 3 des Vertrags)

 

1. An den Beratungen der Delegationsleiter/-innen nehmen der/die Präsident/-in, die Leiter/-innen der Delegationen und der/die Geschäftsführer/-in teil. Außer den Leitern/-innen der Delegationen können bis zu zwei weiteren Mitgliedern jeder Delegation teilnehmen sowie bei Bedarf die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und der Unterarbeitsgruppen sowie weitere Mitarbeiter/-innen des Sekretariates.
    
2. Der/die Präsident/-in beruft die Beratungen der Delegationsleiter/-innen ein. Im Übrigen gelten Artikel 6 und 7 entsprechend.
    
3. Den Beratungen der Delegationsleiter/-innen obliegt es, die Aufgaben zur Verwirklichung der im Vertrag genannten Zielsetzungen zu koordinieren und ggf. die Rangfolge der Arbeiten festzulegen. Ferner dienen diese Beratungen den Aufgaben, aktuelle Anliegen der Vertragsparteien zu erörtern, eventuelle Unstimmigkeiten zu beseitigen und ggf. die Tagungen und außerordentlichen Tagungen der Kommission vorzubereiten. Die Ergebnisse der Beratungen der Delegationsleiter/-innen sind der Kommission bei ihrer nächsten Tagung vorzulegen. Die Zuständigkeit der Kommission für die Fassung von Beschlüssen bleibt unberührt.
    
4. Die Delegationsleiter/-innen können sich anlässlich ihrer Beratungen vom Präsidenten/von der Präsidentin über die Tätigkeit der Kommission und der Arbeitsgruppen unterrichten lassen.
    
5. Das Sekretariat erstellt innerhalb von zwei Wochen einen Entwurf des Protokolls über die Beratung der Delegationsleiter/-innen und übermittelt ihn dem/der Präsidenten/-in. Der/die Präsident/-in bestätigt den Protokollentwurf spätestens innerhalb von zwei Wochen. Anschließend wird der Protokollentwurf durch das Sekretariat spätestens innerhalb von zwei Wochen in die übrigen Sprachen übersetzt und den Delegationsleitern/-innen übergeben. Das Protokoll gilt als bestätigt, wenn keiner/keine der Delegationsleiter/-innen innerhalb der durch den/die Präsidenten/-in gesetzten Frist schriftliche Anmerkungen zum Protokoll einbringt. Sollten Anmerkungen eingebracht werden, werden sie spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat übersetzt und den anderen Delegationsleitern/-innen übergeben, die diese Anmerkungen innerhalb von zwei Wochen annehmen bzw. ablehnen, wobei sie keine neuen Anmerkungen mehr einbringen dürfen. In begründeten Fällen kann die Entscheidung über die Genehmigung bzw. Ablehnung der Anmerkungen von dem/der Präsidenten/-in getroffen werden. Die Delegationsleiter/-innen sind darüber in Kenntnis zu setzen und bei Ablehnung der Anmerkungen von einem/einer der Delegationsleiter/-innen erfolgt die endgültige Genehmigung des Protokolls in den Punkten, zu denen Einwendungen erhoben wurden, auf der nächsten Beratung der Delegationsleiter/-innen oder auf der nächsten Tagung der Kommission. Das bestätigte Protokoll wird dem/der Präsidenten/-in, den Delegationsleitern/-innen sowie allen Delegationsmitgliedern zugeleitet. Mit Ausnahme der Punkte, die unter den Delegationsleitern/-innen besprochen werden, wird das Protokoll den Mitgliedern aller Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen sowie sonstigen Teilnehmern/-innen der Delegationsleiterberatung zur Kenntnis gegeben.

 

Artikel 11
Arbeitsgruppen
(Art. 9 des Vertrags)

 

1. Die Kommission kann zur Erfüllung bestimmter Aufgaben Arbeitsgruppen einrichten. Dabei kann es sich entweder um ständige Arbeitsgruppen oder um Ad-hoc-Arbeitsgruppen, die mit der Umsetzung von vorübergehenden, mit der Tätigkeit der ständigen Arbeitsgruppen nicht verbundenen Aufgaben beauftragt werden, handeln. Die Einrichtung von Arbeitsgruppen, die Festlegung ihrer Aufgaben in Form eines Mandates und eines Arbeitsplanes sowie die Bestimmung der Zahl ihrer Mitglieder obliegen der Kommission. Der/die Präsident/-in kann den Arbeitsgruppen im Einvernehmen mit den Delegationsleitern/-innen bestimmte Aufträge erteilen. In Eilfällen kann der/die Präsident/-in das Einvernehmen nachträglich einholen.
    
2. Die Delegationsleiter/-innen teilen dem Sekretariat die Namen und Dienstadressen (einschließlich Telefonnummern sowie E-Mail-Adressen) der Mitglieder, die ihre Delegation in der Arbeitsgruppe vertreten, mit. In Bezug auf die Ad-hoc-Arbeitsgruppe wird ihre personelle Zusammensetzung von den Delegationsleitern/-innen rechtzeitig entsprechend den dieser Gruppe zur Erfüllung übertragenen Aufgaben festgelegt. Die Delegationsleiter/-innen bestimmen jeweils eines der benannten Mitglieder ihrer Delegation in der jeweiligen Arbeitsgruppe zum/zur Landessprecher/-in in dieser Gruppe. Die Delegationsleiter/-innen informieren das Sekretariat auch über die Abberufung der Mitglieder der Arbeitsgruppe. Über alle Änderungen in der personellen Zusammensetzung der Arbeitsgruppe informiert der/die Geschäftsführer/-in den/die Präsidenten/-in, die Delegationsleiter/-innen, den/die Vorsitzenden/-e der Arbeitsgruppe sowie die Mitglieder der Arbeitsgruppe, auf die sich diese Änderungen beziehen.
    
3. Die Kommission ernennt den/die Vorsitzenden/-e der ständigen Arbeitsgruppen auf Vorschlag einer Delegation oder einer Arbeitsgruppe für die Dauer von 3 Jahren. Ihre Wiederbenennung ist zulässig. Den Vorsitz in einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe übernimmt die Delegation, die bei deren Beauftragung den Vorsitz der Kommission innehat. Die Benennung des/der Vorsitzenden einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe bedarf der Zustimmung anderer Delegationen. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen sollten prinzipiell nicht für ihre Delegationen sprechen. Die Kommission ernennt ein Mitglied der Arbeitsgruppe zum/zur stellvertretenden Vorsitzenden der Arbeitsgruppe. In besonders begründeten Fällen kann die Kommission den/die Vorsitzenden/-e bzw. den/die stellvertretenden/e Vorsitzenden/-e abberufen. Wenn sich der/die Vorsitzende einer Arbeitsgruppe an einer Beratung der Arbeitsgruppe, der Delegationsleiter/-innen oder einer Tagung der Kommission nicht beteiligen kann, ist er/sie durch den/die stellvertretenden/e Vorsitzenden/-e zu vertreten. Wenn sich der/die Vorsitzende einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe an einer Beratung dieser Gruppe nicht beteiligen kann, kann seine/ihre Funktion ausnahmsweise durch eine andere Person übernommen werden, die für diese Funktion durch die jeweilige Delegation ernannt wird, die bei der Beauftragung der Ad-hoc-Arbeitsgruppe den Vorsitz der Kommission innehat. Diese Entscheidung bedarf der Zustimmung anderer Delegationen. Wenn sich der/die Vorsitzende einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe an einer Beratung der Delegationsleiter/-innen oder einer Tagung der Kommission nicht beteiligen kann, ist seine/ihre Funktion durch seinen/ihren Stellvertreter/-in oder, in begründeten Fällen, durch ein von ihm/ihr zu diesem Zweck ernanntes Mitglied dieser Gruppe zu übernehmen.
    
4. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen berichten der Kommission anlässlich der ordentlichen Tagungen und der Beratungen der Delegationsleiter/-innen über den Arbeitsfortschritt in ihren Arbeitsgruppen. Im Falle einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe wird lediglich über den Zeitraum der aktiven Tätigkeit dieser Gruppe im entsprechenden Jahr berichtet. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen leiten dem Sekretariat sechs Wochen vor einer ordentlichen Tagung der Kommission schriftliche Beschlussvorschläge sowie einen Arbeitsplan für das nächste Kalenderjahr zu. Die Arbeitsgruppen überprüfen regelmäßig ihr Mandat und schlagen der Kommission ggf. Änderungen vor.
    
5. Bei Bedarf kann die Kommission für die Arbeitsweise der Arbeitsgruppen ergänzende einheitliche Richtlinien erlassen. Im Übrigen gelten für die Tätigkeit der Arbeitsgruppen die Regelungen dieser Geschäftsordnung entsprechend.

 

Artikel 12
Unterarbeitsgruppen

 

1. Zur Erfüllung bestimmter Aufgaben kann die Kommission im Rahmen der ständigen Arbeitsgruppen Unterarbeitsgruppen einrichten. Dabei kann es sich entweder um ständige Unterarbeitsgruppen oder um Ad-hoc-Unterarbeitsgruppen, die mit der Umsetzung von vorübergehenden Aufgaben beauftragt werden, handeln.
    
2. Die Arbeit der Unterarbeitsgruppe wird durch diejenige Arbeitsgruppe geleitet und koordiniert, in deren Rahmen die Unterarbeitsgruppe eingerichtet wurde.
    
3. Auf die Arbeit der ständigen Unterarbeitsgruppen sowie der Ad-hoc-Unterarbeitsgruppen finden die Bestimmungen der vorliegenden Geschäftsordnung, die für die ständigen Arbeitsgruppen gelten, entsprechend Anwendung.

 

Artikel 13
Beratungen der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen

 

1. Die Beratungen der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen werden entsprechend der Terminplanung für die Beratungen durch das Sekretariat im Einvernehmen mit dem/der Vorsitzenden der jeweiligen Arbeitsgruppe oder Unterarbeitsgruppe einberufen. Die Beratungen werden so festgelegt, dass eine fristgerechte Vorbereitung der Kommissionstagungen gewährleistet ist. Die Terminplanung soll jeweils für ein Kalenderjahr im Voraus erfolgen. Soweit dies zur Erfüllung von Festlegungen der Kommission oder der Delegationsleiterberatungen erforderlich ist, kann der/die Vorsitzende der jeweiligen Arbeitsgruppe oder Unterarbeitsgruppe den/die Geschäftsführer/-in veranlassen, eine außerplanmäßige Beratung der jeweiligen Arbeitsgruppe oder Unterarbeitsgruppe einzuberufen.
    
2. Innerhalb von zwei Wochen fertigt das Sekretariat den Entwurf des Protokolls über die Beratung der Arbeitsgruppe oder der Unterarbeitsgruppe an und übergibt ihn dem/der Vorsitzendender Arbeitsgruppe oder der Unterarbeitsgruppe. Der/die Vorsitzende der Arbeitsgruppe oder der Unterarbeitsgruppe bestätigt den Protokollentwurf spätestens innerhalb von zwei Wochen und anschließend wird der Protokollentwurf spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat in die übrigen Sprachen übersetzt und an alle Landessprecher/-innen der Arbeitsgruppe oder Unterarbeitsgruppe verschickt. Das Protokoll gilt als bestätigt, wenn kein/keine der Landessprecher/-innen innerhalb der durch den/die Vorsitzenden/-e der Arbeitsgruppe bzw. der Unterarbeitsgruppe gesetzten Frist schriftliche Anmerkungen zum Protokoll einbringt. Falls Anmerkungen zum Protokoll eingehen, werden sie spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat übersetzt und an die anderen Landessprecher/-innen übergeben. Sie haben zwei Wochen Zeit für die Annahme bzw. Ablehnung der Anmerkungen, wobei sie keine neuen Anmerkungen mehr einbringen dürfen. In begründeten Fällen kann die Entscheidung über die Genehmigung bzw. Ablehnung der Anmerkungen vom/von der Vorsitzenden der Arbeitsgruppe bzw. der Unterarbeitsgruppe getroffen werden. Die Landessprecher/-innen sind darüber in Kenntnis zu setzen und beim Ablehnen der Anmerkungen durch einen/eine der Landessprecher/-innen erfolgt die endgültige Abstimmung des Protokolls in den Punkten, zu denen Einwendungen vorgebracht wurden, auf der nächsten Beratung der Arbeitsgruppe bzw. Unterarbeitsgruppe. Das bestätigte Protokoll wird dem/der Präsidenten/-in, den Delegationsleitern/-innen, den Mitgliedern der Arbeitsgruppe bzw. der Unterarbeitsgruppe sowie allen anderen an der Beratung beteiligten Personen übermittelt. Sollte der Protokollinhalt für die Arbeit anderer Arbeitsgruppen oder Unterarbeitsgruppen von Bedeutung sein, wird das Protokoll ebenfalls zur Kenntnis der Mitglieder dieser Arbeitsgruppen bzw. Unterarbeitsgruppen gesendet.

 

Artikel 14
Sekretariat
(Art. 11 des Vertrags)

 

1. Das Sekretariat unterstützt organisatorisch und fachlich die Kommission, den/die Präsidenten/-in, die Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es bereitet die Tagungen und Beratungen vor und nimmt an ihnen teil. Die Delegationen wickeln den Schriftverkehr mit der Kommission über das Sekretariat ab. Dieses sorgt für rechtzeitige Übermittlung der Dokumente. Das Sekretariat sorgt für die rechtzeitige und korrekte Übersetzung der Dokumente sowie für die Dolmetschleistungen in den Tagungen/Beratungen.
    
2. Das Sekretariat untersteht dem/der Präsidenten/-in und wird von einem/einer Geschäftsführer/-in geleitet. Der/die Geschäftsführer/-in, die wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und die GIS-Fachkraft werden von einem Auswahlausschuss, bestehend aus dem/der Präsidenten/-in, den Delegationsleitern/-innen und ggf. weiteren benannten Vertretern/-innen der Delegationen, auf der Grundlage einer in den Staaten der Vertragsparteien durchzuführenden Stellenausschreibung ausgewählt. Bei der Einstellung der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und der GIS-Fachkraft ist der/die Geschäftsführer/-in Mitglied des Auswahlausschusses. Um die Erhöhung des Niveaus des wissenschaftlichen Sachverstandes sicherzustellen und einen Wechsel bei der Einstellung von Personen aus den Staaten der Vertragsparteien im Sekretariat zu ermöglichen, werden der/die Geschäftsführer/-in, die wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und die GIS-Fachkraft von dem/der Präsidenten/-in nach Zustimmung der Kommission auf der Grundlage eines auf maximal fünf Jahre befristeten Arbeitsvertrags eingestellt. Mit Zustimmung der Kommission ist eine erneute Einstellung des/der Geschäftsführers/-in, der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen sowie der GIS-Fachkraft ohne neue Ausschreibung einmalig für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren möglich. Die Entlassung des/der Geschäftsführers/-in, des/der wissenschaftlichen Mitarbeiters/-in und der GIS-Fachkraft bedarf der vorherigen Zustimmung der Kommission.
    
3. Die innerdienstliche Aufsicht obliegt dem/der Geschäftsführer/-in; er/sie erlässt für das Sekretariat mit Zustimmung des/der Präsidenten/-in eine Arbeitsordnung sowie erforderliche Dienstanweisungen.
    
4. Das übrige Personal des Sekretariats wird vom/von der Präsidenten/-in auf Vorschlag des/der und in Abstimmung mit dem/der Geschäftsführer/-in im Rahmen des Haushalts- und Stellenplans eingestellt, höhergruppiert und entlassen. Über die Einstellung, höhere Gruppierung oder Entlassung der Mitarbeiter/-innen des Sekretariats unterrichtet der/die Geschäftsführer/-in die Kommission.
    
5. Grundsätze der Vergütungen für das Personal des Sekretariats legt die Kommission fest.
    
6. Der/die Geschäftsführer/-in berichtet der Kommission auf jeder ordentlichen Tagung über die Tätigkeit des Sekretariats und die Ausführung des Haushaltes. Er/Sie ist für die Vorbereitung des Haushaltsentwurfs und die Berechnung der Beiträge der Vertragsparteien verantwortlich sowie für die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der Kommission.

 

Artikel 15
Haushalt
(Art. 15 des Vertrags)

 

1. Das Haushaltsjahr der Kommission ist das Kalenderjahr.
    
2. Die Kommission verabschiedet einstimmig ihren Haushalt für das folgende Jahr. Der durch den/die Geschäftsführer/-in erarbeitete und durch den/die Präsidenten/-in bestätigte Haushaltsentwurf wird den Delegationen auf der Tagung der Kommission in dem Jahr, das dem Haushaltsjahr, für das der Haushalt gelten soll, vorangeht, übermittelt. Tritt vom laufenden zum nächsten Jahr ein Wechsel im Vorsitz der Kommission ein, ist der Haushaltsentwurf für das nächste Jahr von dem/der Präsidenten/-in und dem/der Geschäftsführer/-in im Benehmen mit dem/der Delegationsleiter/-in der gemäß Art. 2 im Vorsitz folgenden Vertragspartei aufzustellen.
    
3. Der von der Kommission gebilligte Haushalt wird mit einer Klausel versehen, in der die Tagung der Kommission angeführt wird, auf der die Verabschiedung erfolgte. Der Haushalt wird von dem/der Geschäftsführer/-in und dem/der Präsidenten/-in unterzeichnet und seine Abschrift wird den Delegationen von dem/der Präsidenten/-in spätestens bis zum 31. Januar des Jahres, für das der Haushalt gelten soll, übermittelt. Spätestens bis Ende des Jahres, das dem Haushaltsjahr vorangeht, teilt der/die Präsident/-in den Delegationen die Höhe der von den Vertragsparteien, gemäß Artikel 15 Abs. 2 des Vertrags, zu leistenden Beiträge für das Folgejahr mit.
    
4. Die Kommission kann im Rahmen ihrer Möglichkeiten durch Minderausgaben oder Mehreinnahmen einen Reservefonds bis zur Höhe von 10 % der Gesamtsumme des Haushaltsplans bilden. Der Reservefonds dient der Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit der Kommission im folgenden Jahr bis zum Eingang der Beiträge bzw. Abschlagzahlungen der Vertragsparteien.
    
5. Überschüsse nach der alljährlichen Auffüllung des Reservefonds gibt der/die Präsident/-in den Delegationen im Januar zusammen mit der Jahresabrechnung des Vorjahres bekannt. Die Überschüsse können vom nächstfälligen Beitrag der Delegationen abgezogen werden. Die Kommission kann die Verwendung der entstandenen Überschüsse für einen bestimmten Zweck im nächsten Haushaltsjahr beschließen. In diesem Fall werden diese Überschüsse nicht vom nächstfälligen Beitrag abgezogen.
    
6. Die Haushaltsmittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. Die im Haushaltsplan veranschlagte Gesamtsumme der Ausgaben darf nicht überschritten werden. Die einzelnen Positionen im Haushaltsplan können um bis zu 20 % überschritten werden, wenn die dazu notwendigen Mittel bei anderen Positionen eingespart werden. Personalausgaben und Sachausgaben sind nicht gegenseitig deckungsfähig. Wird eine mehr als 20%ige Überschreitung einzelner Positionen im Haushaltsplan oder eine Umschichtung zwischen Personalausgaben und Sachausgaben für erforderlich gehalten, ist vom/von der Präsidenten/-in ein entsprechender Nachtragshaushalt zur Abstimmung vorzulegen.
    
7. Aus dem Haushalt der Kommission werden folgende Kosten gedeckt:

   
   a) Kosten der Arbeiten, die zur Umsetzung der Aufgaben der Kommission durchgeführt werden und sich aus dem Vertrag ergeben und der Arbeiten, über die die Kommission beschließt, dass sie aus dem Haushalt der Kommission zu finanzieren sind; es betrifft u.a. Kosten der Dienste, die im Artikel 12 des Vertrags erwähnt werden;
    

   b) erforderliche organisatorische bzw. administrative Kosten der Sitzungen der Kommission und der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen, insbesondere Kosten des Sitzungsraums, der Auffrischung, der Sitzungsunterlagen sowie der Dolmetscher/-innen;
    

   c) Personalkosten des Sekretariats sowie Kosten für die Tätigkeit des Sekretariats;
    

   d) nur im Einzelfall aufgrund einer getrennten vorherigen Entscheidung der Kommission operative Kosten für Maßnahmen oder Projekte, die durch die fachlichen Aktivitäten der Vertragsparteien in der Kommission und in den Arbeitsgruppen verursacht werden, insbesondere durch Aktivitäten zur Vorbereitung eines Beschlusses der Kommission. Wenn eine Arbeitsgruppe der Kommission einen Beschlussvorschlag vorlegt, der zum Inhalt hat, dass die Kommission die Umsetzung des Beschlusses finanzieren soll, dann soll die Arbeitsgruppe dem Vorschlag eine Schätzung der mit der Umsetzung des Beschlusses verbundenen Kosten beifügen.
    

8. Kosten ihrer Vertretung in der Kommission und in den Arbeitsgruppen trägt jede Vertragspartei:

   
   a) unabhängig davon, ob es sich um Delegierte bzw. stellvertretende Delegierte im Sinne von Art. 5 Abs. 1 des Vertrags, Sachverständige im Sinne von Art. 5 Abs. 2 des Vertrags oder Mitglieder einer Arbeitsgruppe im Sinne von Art. 9 Abs. 2 des Vertrags handelt;
    

   b) die Regelung gilt für alle Kosten der Vertretung einer Vertragspartei in der Kommission und in den Arbeitsgruppen, insbesondere Fahrkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder; die Entscheidung darüber, in welcher Höhe die Kosten erstattungsfähig sind, ist eine interne Angelegenheit einer jeden Vertragspartei.
    

9. Finanzmittel, von denen im Art. 15 Abs. 2 Satz 1 des Vertrags die Rede ist, dürfen nicht für Arbeiten bzw. Maßnahmen der individuellen Vertragsparteien ausgegeben werden. Die Finanzierung solcher Arbeiten bzw. Maßnahmen ist eine interne Angelegenheit einer jeden Vertragspartei. Hierzu zählen z.B. die zur Umsetzung der Beschlüsse der Kommission erforderlichen Maßnahmen auf nationaler Ebene.
    
10. Die nach Abs. 3 in Verbindung mit Abs. 5 zu zahlenden Beiträge werden von den Vertragsparteien bis zum 28. Februar des Haushaltsjahres auf das Konto der Kommission überwiesen. Die Vertragsparteien können ihre Beitragszahlungen in zwei Raten aufteilen. Die erste Rate, die bis zum 28. Februar des Haushaltsjahres zu überweisen ist, beträgt mindestens 60 % des zu zahlenden Beitrags. Die zweite Rate ist bis zum 30. Juni des Haushaltsjahres zu überweisen. Die Aufteilung der Beitragszahlung in zwei Raten ist von den Delegationen bei der Beschlussfassung über den Haushalt anzukündigen. Sollte auf Grund besonderer Umstände zur Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit der Kommission eine frühere Überweisung der zweiten Rate ganz oder teilweise zwingend erforderlich werden, bemühen sich die Vertragsparteien einer entsprechenden begründeten Aufforderung durch den/die Präsidenten/-in umgehend nachzukommen. Sollte die Einhaltung des Termins 28. Februar für eine Vertragspartei auf Grund interner haushaltsrechtlicher oder haushaltstechnischer Regelungen unabweisbar nicht möglich sein, verlängert sich die Frist für die Überweisung des Beitrages bzw. der ersten Rate bis zum 31. März des jeweiligen Haushaltsjahres. Über die Notwendigkeit der Inanspruchnahme dieser Fristverlängerung ist die Kommission zu unterrichten.
     
11. Der/die Präsident/-in und der/die Geschäftsführer/-in verfügen über die Mittel nach Maßgabe des festgesetzten Haushalts, letzterer auf der Grundlage einer Vollmacht des/der Präsidenten/-in (siehe Art. 3 Abs. 5).
     
12. Die Delegationsleiter/-innen benennen jeweils einen/eine Rechnungsprüfer/-in für die Amtsdauer von drei Jahren. Ihre Wiederbenennung bzw. frühere Abberufung ist zulässig. Über die Wiederbenennung bzw. Abberufung der Rechnungsprüfer/-innen unterrichtet der/die Geschäftsführer/-in den/die Präsidenten/-in und die Leiter/-innen der anderen Delegationen.
     
13. Die Jahresabrechnung wird von den Rechnungsprüfern/-innen bis Ende März des nachfolgenden Jahres geprüft. Die Rechnungsprüfer/-innen legen der Kommission bis zu diesem Termin einen schriftlichen Bericht vor. Aufgrund des Berichtes entscheidet die Kommission über die Entlastung des/der Präsidenten/-in. Aufgrund seiner/ihrer Entlastung entlastet der/die Präsident/-in den/die Geschäftsführer/-in. Die Vertragsparteien können jederzeit Einsicht in die Rechnungsbücher, -belege und begründete Unterlagen am Sitz des Sekretariats oder durch Übersendung verlangen.

 

Artikel 16
Inkrafttreten

 

Die vorliegende Geschäftsordnung wurde während der 25. Plenartagung der IKSO am 6.12.2022 beschlossen und tritt am Tag der Beschlussfassung in Kraft. Die bisherige Geschäftsordnung tritt gleichzeitig außer Kraft. Die Ausfertigungen in polnischer, tschechischer und deutscher Sprache sind gleichermaßen verbindlich.

 

		IKSO-Präsident Daniel Pokorný
Leiterin der deutschen Delegation   Heide Jekel	Leiterin der polnischen Delegation   Monika Niemiec-Butryn	Leiter der tschechischen Delegation   Lukáš Záruba