§ 1
Anwendungsbereich
Die Internationale Kommission zum Schutz der Oder gegen Verunreinigung (im Folgenden „Kommission“ genannt) kann internationalen und nationalen Organisationen (im Folgenden „Organisationen“ genannt), deren Tätigkeit mit dem Schutz und/oder der Nutzung der Gewässer in Verbindung steht, auf deren Antrag den Beobachterstatus erteilen oder ihnen den Beobachterstatus anbieten.
Die nachstehenden Grundsätze beziehen sich
- auf die Bedingungen, die die Organisationen erfüllen müssen, um den Beobachterstatus zu erhalten,
- auf das für die Erteilung des Beobachterstatus erforderliche Verfahren
- sowie auf die sich aus der Erteilung des Beobachterstatus ergebenden Rechte und Pflichten.
Andere Formen der Zusammenarbeit im Sinne von Artikel 13 Absatz 1 des Vertrages über die Internationale Kommission zum Schutz der Oder gegen Verunreinigung (im Folgenden „Vertrag“ genannt) und Artikel 8 der Geschäftsordnung der Kommission bleiben von diesen Grundsätzen unberührt.
§ 2
Bedingungen und Verfahren für die Erteilung des Beobachterstatus
an Organisationen
- Bedingungen für die Erteilung des Beobachterstatus sind:
a. die Anerkennung der Ziele und der grundlegenden Prinzipien des Vertrages;
b. dass die Tätigkeit der Organisation im Zusammenhang mit dem Schutz und/oder der Nutzung der Gewässer steht und mit dem Vertrag übereinstimmt. Darüber hinaus sollten die Mitglieder der Organisation über einschlägigen Sachverstand für eine Beteiligung an der Tätigkeit der Kommission verfügen;
c. die schwerpunktmäßig grenzüberschreitende oder zumindest überregionale Ausrichtung der Tätigkeit;
d. das Vorhandensein einer Organisationsstruktur, die die Zusammenarbeit mit der Kommission gewährleisten kann;
e. dass ein Vertreter der Organisation (im Folgenden „Beobachter“ genannt), der ihr Mitglied ist, ein Mandat vom Beschlussorgan seiner Organisation zu deren Vertretung bei den Arbeiten der Kommission erhält.
- Der Antrag auf Erteilung des Beobachterstatus ist in einer der Sprachen der Kommission schriftlich an das Sekretariat der Kommission zu richten.
Der Antrag soll Folgendes enthalten:
a. Angaben zu den in Absatz 1 aufgelisteten Vorgaben;
b. eine Beschreibung der Organisation sowie deren Kompetenzen und Erfahrungen, die sie in die Arbeiten der Kommission einbringen kann;
c. die Bestätigung, dass die Organisation die Verpflichtungen, die sich für sie aus dem Vertrag und der Geschäftsordnung der Kommission ergeben, einhalten wird;
d. Angaben dazu, an den Arbeiten welcher Arbeitsgruppen der Kommission sich die Organisation beteiligen möchte;
e. den Namen und die Kontaktdaten des beauftragten Vertreters der Organisation, der an den Arbeiten der Kommission teilnehmen wird.
- Innerhalb von zwei Wochen ab Eingang eines Antrags auf Erteilung des Beobachterstatus beim Sekretariat der Kommission wird dieser übersetzt und vom Geschäftsführer des Sekretariats der Kommission an alle Delegationen der Kommission mit der Bitte übermittelt, innerhalb von vier Wochen Stellung dazu zu nehmen. Anschließend leitet der Geschäftsführer des Sekretariats der Kommission innerhalb von zwei Wochen ab Vorlage aller Stellungnahmen der Delegationen der Kommission die übersetzten Stellungnahmen, die von den Delegationen der Kommission abgegeben wurden, einschließlich eines mit dem Präsidenten/der Präsidentin der Kommission abgestimmten Beschlussvorschlags, an alle Delegationsleiter der Kommission weiter.
- Die Kommission hat einen Beschluss über den Antrag auf Erteilung des Beobachterstatus in einer Plenartagung der Kommission oder im schriftlichen Verfahren (gemäß Artikel 9 der Geschäftsordnung der Kommission) zu fassen. Die antragstellende Organisation wird über die Entscheidung der Kommission vom Geschäftsführer des Sekretariats der Kommission unverzüglich schriftlich in Kenntnis gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt wird im Falle einer positiven Entscheidung der Kommission die in § 6 Absatz 1 festgelegte Gültigkeitsdauer des Beobachterstatus bei den Arbeiten der Kommission gerechnet.
- Bei der Entscheidungsfindung über die Erteilung des Beobachterstatus achtet die Kommission auf eine ausgewogene Vertretung der Organisationen, deren Tätigkeit mit dem Schutz und/oder der Nutzung der Gewässer verbunden ist.
- Möchte die Organisation während der Gültigkeitsdauer des bereits erteilten Beobachterstatus an den Beratungen einer anderen Arbeitsgruppe teilnehmen als derjenigen, die in ihrem Antrag auf Erteilung des Beobachterstatus gemäß § 2 Absatz 2 Buchstabe d angegeben ist, erfordert ihre Teilnahme an den Beratungen der anderen Arbeitsgruppe die Einreichung eines ergänzenden Antrags mit den erforderlichen Informationen gemäß § 2 Absatz 2 Buchstaben d und e. In diesem Fall gilt das Verfahren gemäß § 2 Absätze 3 und 4, wobei eine positive Entscheidung der Kommission nicht zu einer Verlängerung der Gültigkeitsdauer des bereits zuerkannten Beobachterstatus führt.
- Das Sekretariat der Kommission aktualisiert fortlaufend die Liste der Organisationen mit Beobachterstatus sowie der mit deren Vertretung beauftragten Personen. Kommt es zu einem Wechsel der mit der Vertretung beauftragten Person innerhalb einer Organisation oder zur Änderung ihrer Kontaktdaten, sollte diese Organisation das Sekretariat der Kommission schriftlich darüber unterrichten. Diese Information wird vom Sekretariat der Kommission unverzüglich an den Präsidenten/die Präsidentin der Kommission und die Delegationen der Kommission zur Kenntnis weitergeleitet.
§ 3
Teilnahme an den Plenartagungen der Kommission
- Organisationen, denen der Beobachterstatus erteilt wurde, können an Tagungen der Kommission über den beauftragten Vertreter der Organisation ohne Stimmrecht teilnehmen sowie Informationen und Vorschläge mit Bezug zur Tätigkeit der Kommission vorlegen.
- Die Kommission kann beschließen, zu einzelnen Tagesordnungspunkten ohne Teilnahme der Beobachter zu beraten. Dazu gehören Haushalts- und Personalangelegenheiten sowie die Tagesordnungspunkte, zu denen von einer der Delegationen der Wunsch auf interne Beratung geäußert wurde.
- Das Sekretariat der Kommission teilt den Beobachtern in der Einladung zur Plenartagung der Kommission mit, welche Tagesordnungspunkte ohne ihre Teilnahme beraten werden. Sollten nach der Versendung der Einladung weitere Tagesordnungspunkte auf Wunsch einer oder mehrerer Delegationen nicht mit den Beobachtern beraten werden, werden die Beobachter vor der Plenartagung darüber informiert.
- Die Beobachter erhalten die für die Plenartagung der Kommission vorbereiteten Unterlagen sowie die Protokolle über die Tagungen, ohne die Unterlagen und Protokollabschnitte zu den Tagesordnungspunkten, die ohne Teilnahme der Beobachter beraten werden.
§ 4
Teilnahme an den Beratungen der Arbeitsgruppen der Kommission
- Organisationen, denen der Beobachterstatus zuerkannt wurde, können an Beratungen einer Arbeitsgruppe der Kommission über ihren für diese Gruppe beauftragten Vertreter ohne Stimmrecht teilnehmen sowie Informationen und Vorschläge mit Bezug zur Tätigkeit der Arbeitsgruppe vorlegen.
- Eine Arbeitsgruppe der Kommission kann jeweils bei der Abstimmung der Tagesordnung vor ihrer Beratung beschließen, die Beratung ohne Teilnahme der Beobachter abzuhalten bzw. einzelne Tagesordnungspunkte ohne Teilnahme der Beobachter zu erörtern. Das Sekretariat der Kommission unterrichtet die Beobachter in der Einladung zur Beratung der Arbeitsgruppe der Kommission über den diesbezüglichen Beschluss der Arbeitsgruppe der Kommission. Sollten nach der Versendung der Einladung weitere Tagesordnungspunkte auf Wunsch einer oder mehrerer Delegationen nicht mit den Beobachtern beraten werden, werden die Beobachter vor der Beratung darüber informiert. Der Präsident/die Präsidentin der Kommission und die Delegationsleiter sind vom Sekretariat der Kommission über einen solchen Beschluss der Arbeitsgruppe in Kenntnis zu setzen.
- Die Beobachter erhalten die für die Beratungen der Arbeitsgruppen vorbereiteten Unterlagen sowie die Protokolle über die Beratungen, ohne die Unterlagen und Protokollabschnitte zu den Tagesordnungspunkten, die ohne Teilnahme der Beobachter beraten werden.
§ 5
Pflichten der Organisationen mit Beobachterstatus und deren Vertreter
- Sowohl die Organisation mit Beobachterstatus als auch ihr Vertreter sind verpflichtet, Informationen, die sie durch die Teilnahme an den Plenartagungen der Kommission bzw. an den Beratungen einer Arbeitsgruppe erhalten, mit der angemessenen Vertraulichkeit zu behandeln. Insbesondere dürfen sie Unterlagen, Protokolle sowie Daten und Informationen, die der Kommission von den Vertragsparteien oder anderen Organisationen ausschließlich für die Zwecke der Kommission zur Verfügung gestellt werden, nicht weitergeben oder für außerhalb der Tätigkeit der Kommission liegende Zwecke nutzen.
- Die Organisationen mit Beobachterstatus tragen die bei ihnen im Zusammenhang mit ihrer Teilnahme an den Arbeiten der Kommission und ihrer Arbeitsgruppen anfallenden Kosten selbst.
§ 6
Gültigkeitsdauer, Aufhebung und Erlöschen des Beobachterstatus
- Die Kommission erteilt den Organisationen den Beobachterstatus für die Dauer von vier Jahren.
- Das Sekretariat der Kommission informiert die Organisation mit sechsmonatigem Vorlauf über die bevorstehende Beendigung der Gültigkeitsdauer ihres Beobachterstatus. Zwei Monate vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Beobachterstatus kann die Organisation einen Antrag auf Verlängerung des ihr erteilten Beobachterstatus um weitere vier Jahre schriftlich beim Sekretariat der Kommission einreichen.
- Der schriftliche Antrag der Organisation auf Verlängerung des Beobachterstatus, sofern er mit den in ihrem Antrag bzw. in ihrem ergänzenden Antrag auf Erteilung des Beobachterstatus genannten Bedingungen übereinstimmt, muss die unter § 2 Absatz 2 dieser Grundsätze aufgeführten Informationen nicht mehr enthalten. Über die Verlängerung der Erteilung des Beobachterstatus um weitere vier Jahre entscheidet die Kommission in der auf den Antrag folgenden Plenartagung oder im schriftlichen Verfahren.
- Der Beobachterstatus kann in folgenden Fällen aufgehoben werden:
- auf eigenen Antrag der Organisation;
- sofern die Organisation innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht aktiv an den Arbeiten der Kommission teilnimmt;
- sofern die Organisation bzw. ihr Vertreter gegen die mit der Erteilung des Beobachterstatus verbundenen Pflichten verstößt.
- Übermittelt die Organisation zwei Monate vor Ablauf des Vierjahreszeitraums, in dem ihr Beobachterstatus gilt, keinen entsprechenden Antrag auf seine Verlängerung an das Sekretariat der Kommission, erlischt der Beobachterstatus, und seine erneute Erteilung erfordert einen neuen Antrag auf Erteilung des Beobachterstatus nach dem in § 2 Abs. 2 – 5 vorgesehenen Verfahren.
§ 7
Inkrafttreten und Änderungen
Diese Grundsätze treten zum 15. März 2023 in Kraft. Etwaige Änderungen können durch Beschluss der Kommission vorgenommen werden.
