Informacje o MKOOpZ

Regulamin MKOOpZ

 

 

REGULAMIN

Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry
przed Zanieczyszczeniem

ustanowiony zgodnie z art. 5 ust. 3 Umowy o Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem


Artykuł 1
Zakres stosowania


Na podstawie Umowy o Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwanej dalej „Umową”) w pracach Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwanej dalej „Komisją”) oraz jej grup i podgrup roboczych obowiązuje niniejszy Regulamin.

 

Artykuł 2
Przewodniczenie Komisji

(Art. 6 Umowy)

  1. Przewodnictwo Komisji obejmowane jest każdorazowo na okres trzech lat przez delegację jednej z Umawiających się Stron (zwanej dalej „delegacją”). Przewodnictwo obejmują delegacje w takiej kolejności, w jakiej wymienione są Umawiające się Strony w preambule polskiego tekstu Umowy (Rzeczpospolita Polska, Republika Czeska, Republika Federalna Niemiec). Przewodnictwo obejmowane jest każdorazowo z początkiem roku kalendarzowego. Pierwszy okres przewodnictwa delegacji Rzeczpospolitej Polskiej upływa z końcem 2001 roku.
     
  2. Jeżeli delegacja zrezygnuje z przewodnictwa, wówczas przewodnictwo obejmuje delegacja następująca bezpośrednio po niej. Rezygnację należy zgłosić na piśmie pozostałym delegacjom najpóźniej w terminie sześciu miesięcy przed objęciem przewodnictwa. W tym przypadku przewodnictwo przechodzi na następną delegację w kolejności wymienionej w art. 2 ust. 1.


Artykuł 3
Przewodniczący

(Art. 6 Umowy)

 

  1. Przewodniczący Komisji (zwany dalej „Przewodniczącym Komisji”) jest wyznaczany przez delegację, która w danym okresie sprawuje przewodnictwo. Wyznaczenie następuje przed objęciem przewodnictwa i na czas jego trwania. Delegacja, która sprawuje przewodnictwo, może również w okresie jego trwania wyznaczyć innego Przewodniczącego. Wyznaczenie jest niezwłocznie zgłaszane pozostałym delegacjom przez podanie daty, do której kompetencje Przewodniczącego Komisji zostaną przekazane nowemu Przewodniczącemu.
     
  2. Przewodniczący Komisji może zwrócić się z prośbą do delegacji, aby poinformowały go o stanie prac zgodnie z art. 1 Umowy. Może on w każdym czasie wymagać sprawozdania od przewodniczących grup roboczych o stanie realizacji programu pracy tych grup.
     
  3. Przewodniczący Komisji prowadzi zwyczajne i nadzwyczajne posiedzenia Komisji, jak również narady przewodniczących delegacji.
     
  4. Przewodniczący Komisji prowadzi swoją działalność w oparciu o środki finansowe i rzeczowe, które są do jego dyspozycji w ramach budżetu Komisji, przy wsparciu ze strony Sekretariatu Komisji, jak również ewentualnie w oparciu o środki oddane do dyspozycji przez Stronę, której delegacja sprawuje przewodnictwo.
     
  5. Komisję reprezentuje Przewodniczący Komisji. Udziela on Dyrektorowi Sekretariatu pełnomocnictwa do czynności prawnych w ramach bieżącej działalności (art. 15 ust. 11), o ile czynności te mieszczą się w zatwierdzonym planie budżetowym.
     
  6. W wypadku niemożności wypełnienia obowiązków przez Przewodniczącego Komisji zastępowany jest przez innego członka delegacji sprawującej przewodnictwo.

 

Artykuł 4
Członkowie Komisji

(Art. 5 ust. 1 Umowy)

 

  1. Po mianowaniu przez Umawiające się Strony przewodniczący delegacji przekazują do Sekretariatu nazwiska i adresy służbowe (zawierające numer telefonu, adres e-mail) przewodniczących delegacji, którzy mianowani zostali przez Umawiające się Strony zgodnie z art. 5 ust. 1 Umowy, a także nazwiska delegatów. Przewodniczący delegacji informują Sekretariat również o odwołaniu delegatów. O wszelkich zmianach w składzie osobowym Komisji Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji oraz przewodniczących pozostałych delegacji.
     
  2. Przewodniczący grup roboczych oraz podgrup roboczych uczestniczą w posiedzeniach Komisji, również jeśli nie są członkami delegacji.


Artykuł 5
Eksperci

(Art. 5 ust. 2 Umowy)

 

O ile delegacja w celu opracowania określonych zagadnień zaprasza ekspertów na posiedzenie Komisji, narady przewodniczących delegacji lub grup oraz podgrup roboczych, należy każdorazowo poinformować o tym Sekretariat wraz z podaniem nazwisk i określeniem specjalistycznej dziedziny, którą zajmują się eksperci. Sekretariat poinformuje o tym Przewodniczącego Komisji (w przypadku posiedzeń Komisji i narad przewodniczących delegacji) względnie przewodniczącego danej grupy lub podgrupy roboczej. Powstałe koszty ponosi dana delegacja.

 
Artykuł 6
Posiedzenia zwyczajne

(Art. 7 ust. 1 Umowy)

 

  1. Miejsce i termin posiedzeń zwyczajnych na kolejny rok kalendarzowy uzgadniane są każdorazowo na ostatnim posiedzeniu zwyczajnym Komisji w danym roku. Najpóźniej na dwa miesiące przed posiedzeniem Przewodniczący Komisji przekazuje przewodniczącym delegacji oraz przewodniczącym grup roboczych pisemne zaproszenie oraz projekt porządku obrad. W przeciągu dwóch tygodni przewodniczący delegacji mają możliwość zgłaszania Przewodniczącemu Komisji uwag i uzupełnień do porządku obrad. Na tej podstawie Przewodniczący Komisji sporządza wstępny porządek obrad.
     
  2. Wstępny porządek obrad sporządzony przez Przewodniczącego Komisji Sekretariat przesyła przewodniczącym delegacji i przewodniczącym grup i podgrup roboczych na cztery tygodnie przed posiedzeniem. Przewodniczący delegacji przekazują wstępny porządek obrad pozostałym członkom delegacji, a także innym uczestnikom posiedzenia (np. ekspertom). Grupy robocze zobowiązane są do dostarczenia materiałów na posiedzenie do Sekretariatu najpóźniej w terminie pięciu tygodni przed posiedzeniem. Sekretariat tłumaczy i przygotowuje otrzymane materiały i przesyła je członkom delegacji oraz przewodniczącym grup i podgrup roboczych, a także innym uczestnikom posiedzenia najpóźniej dwa tygodnie przed posiedzeniem.
     
  3. Najpóźniej na dwa tygodnie przed posiedzeniem przewodniczący delegacji potwierdzają Sekretariatowi swój udział oraz podają do wiadomości Sekretariatu nazwiska członków delegacji oraz pozostałych osób, które wezmą udział w posiedzeniu.

 

Artykuł 7
Posiedzenia nadzwyczajne

(Art. 7 ust. 2 Umowy)

 

  1. Posiedzenia nadzwyczajne mogą być zwoływane przez Przewodniczącego Komisji po skonsultowaniu z przewodniczącymi delegacji lub na wniosek przynajmniej jednej z delegacji.
     
  2. O zwołanie posiedzenia nadzwyczajnego wnioskuje do Przewodniczącego Komisji przewodniczący delegacji, która pragnie je odbyć, z podaniem proponowanego porządku obrad. Przewodniczący Komisji zwołuje posiedzenie nadzwyczajne w najbliższym możliwym terminie po zasięgnięciu opinii pozostałych przewodniczących delegacji. Odbywa się ono w terminie dwóch miesięcy od zgłoszenia wniosku.
     
  3. W pilnych przypadkach Przewodniczący Komisji może skrócić termin rozesłania materiałów przez Sekretariat do dziesięciu dni przed posiedzeniem. Artykuł 6 stosuje się odpowiednio.

 

Artykuł 8
Współpraca

(Art. 13 Umowy)

 

  1. Komisja może podjąć decyzję odnośnie zaproszenia na swoje posiedzenia obserwatorów z państw trzecich oraz organizacji krajowych lub międzynarodowych, których działalność związana jest z ochroną wód. Ich udział może być ograniczony do poszczególnych punktów porządku dziennego. Komisja uchwala zasady udzielania statusu obserwatora organizacjom międzynarodowym i krajowym, których działalność wiąże się z ochroną wód oraz innymi zadaniami nałożonymi na Komisję zgodnie z art. 2 ust. 3 Umowy.
     
  2. Komisja może uchwalić delegowanie obserwatorów na posiedzenia organizacji krajowych lub międzynarodowych, względnie ubieganie się o status obserwatora. W sprawach pilnych decyzję może podjąć Przewodniczący Komisji.

 

Artykuł 9
Procedura pisemna

(Art. 8 ust. 3 Umowy)

 

  1. Poza posiedzeniami Komisja może podejmować uchwały według procedury pisemnej. Dotyczy to również uchwał w sprawie zaleceń oraz propozycji skierowanych do Umawiających się Stron.
     
  2. Procedura pisemna może być zainicjowana przez Przewodniczącego Komisji, względnie przez Dyrektora Sekretariatu po otrzymaniu zgody od Przewodniczącego Komisji, poprzez rozesłanie projektu uchwały w celu zajęcia stanowiska. Procedura pisemna może być również zainicjowana przez Przewodniczącego Komisji, jeżeli jedna z delegacji wyraża taką wolę. Delegacja ta przedkłada projekt uchwały podpisany przez jej przewodniczącego. W porozumieniu z Przewodniczącym Komisji Dyrektor Sekretariatu przekazuje niezwłocznie projekt uchwały przygotowany przez tą delegację przewodniczącym wszystkich pozostałych delegacji z prośbą o zajęcie stanowiska.
     
  3. Projekt uchwały uważa się za obowiązujący od momentu wyrażenia pisemnej zgody przez wszystkie delegacje lub jeżeli w okresie dwóch miesięcy od jego przesłania od żadnej Delegacji nie wpłynęła informacja o odrzuceniu przedłożonego projektu. W pilnych wypadkach Przewodniczący Komisji może za ogólną zgodą wyznaczyć krótszy termin. Jeżeli nie ma zastrzeżeń do projektu uchwały, przewodniczący delegacji powinni powiadomić o tym Sekretariat w jak najkrótszym terminie. Jeżeli wyznaczony okres nie jest wystarczający dla dokonania niezbędnych uzgodnień w ramach jednej delegacji, przewodniczący delegacji powiadomi o tym Przewodniczącego Komisji, który na tej podstawie przedłuży wymagany okres, a następnie poinformuje odpowiednio pozostałe delegacje. Delegacje informowane są przez Przewodniczącego Komisji o wyniku procedury pisemnej najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od zatwierdzenia uchwały. O ile w procedurze pisemnej projekt uchwały został odrzucony, należy wprowadzić go do porządku obrad następnego zwyczajnego posiedzenia Komisji.

 

Artykuł 10
Narady przewodniczących delegacji

(Art. 7 ust. 3 Umowy)

 

  1. W naradach przewodniczących delegacji, uczestniczą Przewodniczący Komisji, przewodniczący delegacji oraz Dyrektor Sekretariatu. Poza przewodniczącymi delegacji w naradach uczestniczyć może nie więcej niż po dwóch członków z każdej delegacji, a w razie potrzeby przewodniczący grup i podgrup roboczych oraz inni pracownicy Sekretariatu.
     
  2. Przewodniczący Komisji zwołuje naradę przewodniczących delegacji. Artykuł 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
     
  3. Narady przewodniczących delegacji zobowiązane są do koordynowania zadań zmierzających do realizacji celów określonych w Umowie oraz ewentualnie do ustalania kolejności prac. Ponadto narady te służą dyskusji nad aktualnymi sprawami Umawiających się Stron, usuwaniu ewentualnych niezgodności oraz przygotowywaniu zwyczajnych i nadzwyczajnych posiedzeń Komisji. Wyniki narad przewodniczących delegacji przedkładane są Komisji na jej najbliższym posiedzeniu. Nie narusza to kompetencji Komisji w zakresie podejmowania uchwał.
     
  4. Na naradach Przewodniczący Komisji może informować przewodniczących delegacji o działalności Komisji i grup roboczych.

 

Artykuł 11
Grupy robocze

(Art. 9 Umowy)

 

  1. Ustanowienie grup roboczych, ustalenie ich zadań w formie mandatu i planu pracy, jak również uzgodnienie liczby członków grupy jest obowiązkiem Komisji. Przewodniczący Komisji może powierzać zadania grupom roboczym za zgodą przewodniczących delegacji. W pilnych przypadkach Przewodniczący Komisji może dokonać tych uzgodnień post factum.
     
  2. Nazwiska członków grup roboczych wraz z adresami służbowymi (zawierającymi numer telefonu, adres e-mail) przekazują do Sekretariatu przewodniczący delegacji. Należy przy tym każdorazowo wybrać jednego z mianowanych członków na rzecznika danej delegacji w grupie. Przewodniczący delegacji informują Sekretariat również o odwołaniu członków grup roboczych. O wszelkich zmianach w składzie osobowym grup roboczych Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji, przewodniczących delegacji, mianowanych na podstawie art. 9 ust. 3 Umowy przewodniczących grup roboczych oraz członków grupy roboczej, której zmiany te dotyczą.
     
  3. Komisja mianuje przewodniczących grup roboczych na okres trzech lat. Przewodniczący-mi grup roboczych należy w miarę możliwości mianować delegatów. Przewodniczący grup roboczych z zasady nie powinni wypowiadać się w imieniu swojej delegacji. Komisja mianuje jednego z członków grupy roboczej na okres trzech lat jako zastępcę przewodniczącego grupy roboczej. Przewodniczący grupy roboczej oraz zastępca przewodniczącego grupy roboczej mogą być mianowani na tę funkcję na kolejne trzyletnie okresy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Komisja może odwołać przewodniczącego grupy roboczej lub zastępcę przewodniczącego grupy roboczej przed upływem okresu, na który został powołany. Jeżeli przewodniczący grupy roboczej nie może wziąć udziału w obradach grupy roboczej, w naradzie przewodniczących delegacji lub posiedzeniu Komisji, powinien zastąpić go zastępca przewodniczącego grupy roboczej.
     
  4. Przewodniczący grup roboczych składają na posiedzeniach zwyczajnych Komisji sprawozdania z postępów prac grup roboczych. Grupy robocze przekazują do Sekretariatu na sześć tygodni przed posiedzeniem zwyczajnym pisemne projekty uchwał, jak również konkretny plan pracy na przyszły rok kalendarzowy oraz harmonogram pracy na następne dwa lata. Grupy robocze kontrolują regularnie swoje mandaty oraz w razie potrzeby zgłaszają Komisji propozycje zmian.
     
  5. Dla działalności grup roboczych stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszego Regulaminu. W razie potrzeby Komisja może uzupełniająco określić jednolite wytyczne dotyczące sposobu pracy grup roboczych.

 

Artykuł 12
Obrady grup roboczych

 

  1. Obrady grup roboczych zwołuje Sekretariat zgodnie z harmonogramem narad w porozumieniu z przewodniczącym danej grupy roboczej. Narady planowane są w taki sposób, aby zapewnione było terminowe przygotowanie posiedzeń Komisji. Harmonogram spotkań powinien zostać sporządzony każdorazowo na kolejny rok kalendarzowy. O ile to jest konieczne dla zrealizowania postanowień Komisji lub narad przewodniczących delegacji, przewodniczący danej grupy roboczej może zawnioskować do Dyrektora Sekretariatu o zwołanie narady tej grupy roboczej poza harmonogramem spotkań.
     
  2. Sekretariat sporządza w terminie dwóch tygodni protokół z narady grupy roboczej i przekazuje go przewodniczącemu grupy w celu zatwierdzenia. Przewodniczący grupy najpóźniej w ciągu dwóch tygodni zatwierdza ten protokół. Następnie najpóźniej w ciągu dwóch tygodni Sekretariat tłumaczy go na pozostałe języki i przekazuje wszystkim członkom grupy. Protokół uważa się za zatwierdzony, jeżeli żadna z delegacji w okresie dwóch tygodni nie zgłosi do niego uwag na piśmie. W przypadku zgłoszenia uwag, Sekretariat po ich przetłumaczeniu najpóźniej w ciągu dwóch tygodni przekazuje je rzecznikom pozostałych delegacji, którzy mają dwa tygodnie na ich akceptację bądź odrzucenie, przy czym nie mogą wnosić już nowych uwag. W przypadku odrzucenia uwag przez któregoś z rzeczników delegacji, ostateczne zatwierdzenie protokołu w punktach, co do których zgłoszono zastrzeżenia, ma miejsce na następnym posiedzeniu grupy. Zatwierdzony protokół przekazywany jest członkom grupy roboczej, przewodniczącym wszystkich grup i podgrup roboczych, przewodniczącym delegacji oraz Przewodniczącemu Komisji.

Artykuł 13
Podgrupy robocze

 

  1. W celu realizacji określonych zadań Komisja może w ramach grup roboczych powołać stałe podgrupy robocze lub podgrupy robocze ad hoc.
     
  2. Działalność danej podgrupy roboczej kierowana i koordynowana jest przez grupę roboczą, w ramach której podgrupa ta została utworzona.
     
  3. W przypadku działalności podgrup roboczych art. 11 i 12 stosuje się odpowiednio.

 

Artykuł 14
Sekretariat

(Art. 11 Umowy)

  1. Sekretariat wspiera Komisję, Przewodniczącego Komisji, grupy oraz podgrupy robocze pod względem organizacyjnym i merytorycznym w realizacji ich zadań. Przygotowuje posiedzenia i narady oraz uczestniczy w nich. Delegacje prowadzą korespondencję z Komisją za pośrednictwem Sekretariatu, który zapewnia przekazanie dokumentów we właściwym czasie. Sekretariat zabezpiecza terminowy i poprawny przekład dokumentów oraz tłumaczenie podczas posiedzeń/narad.
     
  2. Sekretariat podlega Przewodniczącemu Komisji i kierowany jest przez Dyrektora Sekretariatu. Dyrektor Sekretariatu i pracownicy merytoryczni wybierani są przez Komisję Rekrutacyjną, w skład której wchodzą Przewodniczący Komisji, przewodniczący delegacji oraz ewentualnie kolejni, mianowani przedstawiciele delegacji, w wyniku konkursu rozpisanego w państwach Umawiających się Stron. Przy wyborze pracowników merytorycznych Dyrektor Sekretariatu wchodzi w skład Komisji Rekrutacyjnej. W celu zapewnienia podniesienia poziomu wiedzy merytorycznej oraz umożliwienia rotacyjnego zatrudniania w Sekretariacie osób z państw umawiających się Stron, Dyrektor Sekretariatu i pracownicy merytoryczni zatrudniani są przez Przewodniczącego Komisji za zgodą Komisji na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony maksymalnie na okres pięciu lat. Za zgodą Komisji, można jednorazowo ponownie zatrudnić Dyrektora Sekretariatu i pracowników merytorycznych bez konieczności przeprowadzania nowego konkursu maksymalnie na okres pięciu lat. Zwolnienie Dyrektora Sekretariatu i pracownika merytorycznego wymaga uprzedniej zgody Komisji.
     
  3. Dyrektor Sekretariatu za zgodą Przewodniczącego Komisji ustanawia regulamin pracy Sekretariatu oraz niezbędne instrukcje służbowe.
     
  4. Pozostali pracownicy Sekretariatu są zatrudniani, przeszeregowywani i zwalniani w ramach planu budżetowego i planu zatrudnienia przez Przewodniczącego Komisji, na wniosek i za zgodą Dyrektora Sekretariatu. O zatrudnieniu, przeszeregowaniu bądź zwolnieniu pracowników Sekretariatu Dyrektor Sekretariatu informuje Komisję.
     
  5. Zasady wynagradzania pracowników Sekretariatu ustala Komisja.
     
  6. Na każdym posiedzeniu zwyczajnym Dyrektor Sekretariatu przedstawia Komisji sprawozdanie z działalności Sekretariatu oraz realizacji budżetu. Jest on odpowiedzialny za przygotowanie projektu budżetu i obliczenie składek Umawiających się Stron oraz za zarządzanie wpływami i wydatkami Komisji.
     
  7. Sekretariat sporządza w ciągu dwóch tygodni protokół z każdego posiedzenia Komisji oraz narady przewodniczących delegacji i przekazuje go Przewodniczącemu Komisji w celu zatwierdzenia. Przewodniczący Komisji najpóźniej w ciągu dwóch tygodni zatwierdza ten protokół, a następnie najpóźniej w ciągu dwóch tygodni Sekretariat tłumaczy go na pozostałe języki i przekazuje przewodniczącym delegacji. Protokół uważa się za zatwierdzony, jeżeli żadna z delegacji w okresie miesiąca nie zgłosi do niego uwag na piśmie. W przypadku zgłoszenia uwag, Sekretariat po ich przetłumaczeniu najpóźniej w ciągu dwóch tygodni przekazuje je pozostałym przewodniczącym delegacji, którzy mają dwa tygodnie na ich akceptację bądź odrzucenie, przy czym nie mogą wnosić już nowych uwag. W przypadku odrzucenia uwag przez któregoś z przewodniczących delegacji, ostateczne zatwierdzenie protokołu w punktach, co do których zgłoszono zastrzeżenia, ma miejsce na następnym posiedzeniu Komisji, względnie jeśli dotyczy to protokołu z narady przewodniczących delegacji - na następnej naradzie przewodniczących delegacji lub następnym posiedzeniu Komisji.

 

Artykuł 15
Budżet

(Art. 12 i 15 Umowy)

  1. Rokiem budżetowym Komisji jest rok kalendarzowy.
     
  2. Komisja jednogłośnie uchwala swój budżet na kolejny rok. Sporządzony przez Dyrektora Sekretariatu i zatwierdzony przez Przewodniczącego Komisji projekt budżetu przekazywany jest delegacjom do 31 stycznia roku poprzedzającego rok budżetowy, dla którego budżet ten powinien obowiązywać. Jeżeli między bieżącym a kolejnym rokiem następuje zmiana przewodnictwa w Komisji, projekt na następny rok sporządzany jest przez Przewodniczącego Komisji oraz Dyrektora Sekretariatu w porozumieniu z przewodniczącym delegacji Umawiającej się Strony, która obejmuje przewodnictwo zgodnie z art. 2.
     
  3. Zatwierdzony przez Komisję budżet zawiera zapis, w którym wymienione jest posiedzenie Komisji, na którym nastąpiło jego uchwalenie. Jest on podpisywany przez Dyrektora Sekretariatu oraz Przewodniczącego Komisji. Przewodniczący Komisji przekazuje delegacjom odpis budżetu oraz informuje je o wysokości składek, które powinny być zapłacone przez Umawiające się Strony zgodnie z art. 15 ust. 2 Umowy.
     
  4. Komisja może, w ramach swoich możliwości, dzięki mniejszym wydatkom lub wyższym wpływom tworzyć fundusz rezerwowy do wysokości 10% łącznej sumy planu budżetowego. Fundusz rezerwowy służy utrzymaniu płynności finansowej Komisji w kolejnym roku do czasu wpływu składek względnie rat Umawiających się Stron.
     
  5. O nadwyżkach powstałych po corocznym odliczeniu funduszu rezerwowego Przewodniczący Komisji informuje przewodniczących delegacji w styczniu oraz przekazuje im rozliczenie roczne za rok poprzedni. Nadwyżki te odliczane są od najbliższej płatnej składki.
     
  6. Środki budżetowe należy wykorzystywać oszczędnie i ekonomicznie. Nie wolno przekroczyć założonej w planie budżetowym ogólnej sumy wydatków. Poszczególne pozycje w planie budżetowym mogą zostać przekroczone o nie więcej niż 20%, jeżeli niezbędne w tym celu środki zostaną zaoszczędzone na innych pozycjach. Wydatki osobowe i rzeczowe nie mogą być wzajemnie pokrywane. Jeżeli konieczne będzie przekroczenie poszczególnych pozycji budżetu o więcej niż 20% lub przesunięcie między wydatkami osobowymi i rzeczowymi, Przewodniczący Komisji przedkłada do zatwierdzenia odpowiedni projekt zmian budżetu.
     
  7. Z budżetu MKOOpZ pokrywane są:

    a) koszty prac wykonywanych w celu realizacji zadań Komisji wynikających z Umowy, w tym koszty usług, o których mowa w art. 12 Umowy, które Komisja uchwaliła jako możliwe do sfinansowania z budżetu Komisji;

    b) niezbędne koszty organizacyjne wzgl. administracyjne posiedzeń Komisji oraz grup i podgrup roboczych, a w szczególności koszty sali konferencyjnej, poczęstunku, materiałów na posiedzenie, jak również tłumaczy;

    c) koszty działalności Sekretariatu;

    d) w wyjątkowych przypadkach, na podstawie uprzedniej osobnej decyzji Komisji, bieżące koszty działań oraz projektów, które są wynikiem merytorycznej działalności Umawiających się Stron w Komisji oraz grup roboczych, a w szczególności działań mających na celu przygotowanie uchwały Komisji; jeśli dana grupa robocza przedkłada Komisji projekt uchwały, który stanowi, że Komisja powinna sfinansować realizację uchwały, wówczas grupa robocza powinna załączyć do tego projektu oszacowanie kosztów związanych z realizacją tej uchwały.

     
  8. Koszty swojej reprezentacji w Komisji i w grupach roboczych ponosi każda Umawiająca się Strona:


    a) niezależnie od tego, czy chodzi tu o delegatów wzgl. zastępców członków Delegacji w myśl art. 5 ust. 1 Umowy, rzeczoznawców w myśl art. 5 ust. 2 Umowy czy członków grupy roboczej w myśl art. 9 ust. 2 Umowy;
     

    b) ta zasada dotyczy wszystkich kosztów reprezentacji Umawiającej się Strony w Komisji oraz grupach roboczych, w szczególności kosztów przejazdów, noclegów i diet; decyzja o tym, w jakiej wysokości koszty te będą pokrywane, jest wewnętrzną sprawą każdej Umawiającej się Strony.

  9. Środki finansowe, o których mowa w art. 15 ust. 2 zdanie 1 Umowy, nie mogą być wydatkowane na prace czy działania indywidualne Umawiających się Stron. Finansowanie takich prac czy działań jest sprawą wewnętrzną każdej Umawiającej się Strony. Zaliczają się tutaj np. działania na poziomie krajowym wymagane do realizacji uchwał Komisji.
     
  10. Składki płatne zgodnie z ust. 3 w związku z ust. 5 przekazywane są na konto Komisji przez Umawiające się Strony do 28 lutego roku budżetowego. Umawiające się Strony mogą uiścić składki w dwóch ratach. Pierwsza rata, którą należy zapłacić do 28 lutego roku budżetowego, wynosi co najmniej 60% płatnej składki. Druga rata płatna jest do 30 czerwca roku budżetowego. Podział płatności na dwie raty delegacje powinny zgłosić przy podejmowaniu uchwały w sprawie budżetu. Jeżeli w szczególnych przypadkach w celu utrzymania płynności finansowej Komisji konieczne będzie wcześniejsze przekazanie drugiej raty, w całości lub jej części, Umawiające się Strony postarają się wywiązać bezzwłocznie ze swoich zobowiązań na odpowiednio uzasadniony wniosek Przewodniczącego Komisji.

    Jeśli niemożliwe jest dotrzymanie terminu 28 lutego przez którąkolwiek z Umawiających się Stron ze względu na wewnętrzne uregulowania budżetowe (prawne i techniczne), przedłuża się termin przekazania składki względnie pierwszej raty do 31 marca roku budżetowego. Komisja informowana jest o konieczności wydłużenia terminu wpłaty.
     
  11. Przewodniczący Komisji i Dyrektor Sekretariatu dysponują środkami zgodnie z przyjętym budżetem, przy czym Dyrektor Sekretariatu na podstawie pełnomocnictwa Przewodniczącego Komisji (patrz art. 3 ust. 5).
     
  12. Przewodniczący delegacji mianują na trzyletnią kadencję po jednym rewidencie rachunkowym. Możliwe jest ich jednorazowe ponowne mianowanie bądź wcześniejsze odwołanie. O mianowaniu bądź odwołaniu rewidentów Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji oraz przewodniczących pozostałych delegacji.
     
  13. Rozliczenie roczne badane jest przez rewidentów rachunkowych do końca marca następnego roku. W tym terminie rewidenci rachunkowi przedkładają Komisji pisemne sprawozdanie. Na podstawie tego sprawozdania Komisja decyduje o absolutorium dla Przewodniczącego. Na podstawie udzielonego mu absolutorium Przewodniczący udziela absolutorium Dyrektorowi Sekretariatu. Umawiające się Strony mogą w każdym czasie zażądać wglądu do ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych i pozostałych dokumentów w siedzibie Sekretariatu lub drogą wysyłki.

 

Artykuł 16
Wejście w życie

 

Niniejszy Regulamin został uchwalony podczas 15 Posiedzenia Plenarnego MKOOpZ w dniu 5.12.2012 r. i wchodzi w życie w dniu uchwalenia. Jednocześnie uchyla się dotychczasowy Regulamin. Wersje Regulaminu w języku polskim, czeskim i niemieckim mają jednakową moc.

 

Zatwierdzono: Przewodniczący MKOOpZ


Ostatnia aktualizacja: 2016.04.26