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Geschäftsordnung der IKSO

Beschlossen während der 15. Plenartagung der IKSO am 5.12.2012

Die Geschäftsordnung berücksichtigt Änderungen, die mit dem IKSO-Beschluss Nr. 120 vom 26.04.2016  und mit dem IKSO-Beschluss Nr. 124 vom 25.09.2017 bestätigt wurden.

 

 

GESCHÄFTSORDNUNG

der Internationalen Kommission zum Schutz der Oder
gegen Verunreinigung

 

 


Artikel 1
Anwendungsbereich

 

Auf der Grundlage des Vertrags über die Internationale Kommission zum Schutz der Oder gegen Verunreinigung (im Folgenden: Vertrag) gilt für die Arbeiten der Internationalen Kommission zum Schutz der Oder (im Folgenden: Kommission) sowie ihrer Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen diese Geschäftsordnung.

 


Artikel 2
Vorsitz der Kommission

(Art. 6 des Vertrags)

 

  1. Der Vorsitz der Kommission wird jeweils für die Dauer von drei Jahren von der Delegation einer Vertragspartei (im Folgenden: Delegation) übernommen. Der Vorsitz wird von den Delegationen in der Reihenfolge wahrgenommen, in der die Vertragsparteien in der Präambel der polnischen Fassung des Vertrags aufgeführt sind (Republik Polen, Tschechische Republik, Bundesrepublik Deutschland). Der Vorsitz wird jeweils zum Jahresbeginn übernommen. Die erste Vorsitzperiode der Delegation der Republik Polen endet zum Ende des Jahres 2001.
     
  2. Falls eine Delegation auf den Vorsitz verzichtet, kommt der Vorsitz der unmittelbar nachfolgenden Delegation zu. Der Verzicht auf den Vorsitz muss spätestens sechs Monate vor dem Termin, ab dem diese Delegation den Vorsitz wahrnehmen soll, den anderen Delegationen schriftlich mitgeteilt werden. In dem Fall geht der Vorsitz auf die nächste Delegation in der Reihenfolge lt. Art. 2 Abs. 1 über.

 

Artikel 3
Präsident

(Art. 6 des Vertrags)

 

  1. Der Präsident/die Präsidentin der Kommission (im Folgenden: Präsident/Präsidentin) wird von der Delegation benannt, die in dem entsprechenden Zeitraum den Vorsitz wahrnimmt. Die Benennung erfolgt vor der Übernahme und für die Dauer des Vorsitzes. Die den Vorsitz wahrnehmende Delegation kann auch während des Zeitraums, in dem sie den Vorsitz inne hat, einen anderen Präsidenten/eine andere Präsidentin benennen. Die Benennung wird unverzüglich den anderen Delegationen unter Angabe des Datums, zu dem die Befugnisse des Präsidenten/der Präsidentin auf den neuen Präsidenten/die neue Präsidentin übergehen, mitgeteilt.
     
  2. Der Präsident/die Präsidentin kann die Delegationen bitten, ihn/sie über den Stand der Arbeiten zur Umsetzung von Art. 1 des Vertrags zu unterrichten. Er/Sie kann sich jederzeit von den Vorsitzenden der Arbeitsgruppen über den Stand der Umsetzung des Arbeitsprogramms der Arbeitsgruppen informieren lassen.
     
  3. Der Präsident/die Präsidentin leitet die ordentlichen und außerordentlichen Tagungen der Kommission sowie die Beratungen der Delegationsleiter/-innen.
     
  4. Der Präsident/die Präsidentin versieht seine/ihre Geschäfte mit den finanziellen und sachlichen Mitteln, die ihm/ihr im Rahmen des Haushaltsplans der Kommission zur Verfügung stehen, mit Unterstützung des Sekretariates der Kommission sowie gegebenenfalls mit Mitteln, die von der Vertragspartei, deren Delegation den Vorsitz inne hat, bereitgestellt werden.
     
  5. Die Kommission wird durch den Präsidenten/die Präsidentin vertreten. Für Rechtsgeschäfte im Rahmen der laufenden Verwaltung erteilt er/sie dem Geschäftsführer/der Geschäftsführerin (Art. 15 Abs. 11) die Vollmacht, soweit die Geschäfte im Rahmen des genehmigten Haushaltsplans liegen.
     
  6. Bei Verhinderung wird der Präsident/die Präsidentin durch ein anderes Delegationsmitglied der den Vorsitz innehabenden Delegation vertreten.

Artikel 4
Mitglieder der Kommission

(Art. 5 Abs. 1 des Vertrags)

 

  1. Nach Benennung durch die Vertragsparteien teilen die Delegationsleiter/-innen die Namen und Dienstanschriften (einschließlich Telefonnummern sowie E-Mail-Adressen) der Delegationsleiter/-innen sowie der Delegierten, die von den Vertragsparteien gemäß Art. 5 Abs. 1 des Vertrags benannt werden, dem Sekretariat mit. Die Delegationsleiter/-innen benachrichtigen das Sekretariat auch über die Abberufung der Delegierten. Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin informiert den Präsidenten/die Präsidentin und die Leiter/-innen der anderen Delegationen über alle Änderungen in der Zusammensetzung der Kommission.
     
  2. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und der Unterarbeitsgruppen nehmen an den Kommissionstagungen teil, auch wenn sie nicht Mitglieder der Delegationen sind.

 

Artikel 5
Sachverständige

(Art. 5 Abs. 2 des Vertrags)

 

Soweit eine Delegation für die Behandlung bestimmter Fragen Sachverständige zu den Tagungen der Kommission, den Beratungen der Delegationsleiter/-innen oder den Sitzungen der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen hinzuzieht, ist dies dem Sekretariat unter Angabe ihres Namens und des Fachgebiets jeweils mitzuteilen. Das Sekretariat informiert den Präsidenten/die Präsidentin (bezüglich der Tagungen der Kommission und den Beratungen der Delegationsleiter/-innen) bzw. den jeweiligen Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen. Entstehende Kosten trägt diese Delegation.

 

Artikel 6
Ordentliche Tagungen

(Art. 7 Abs. 1 des Vertrags)

 

  1. Ort und Zeit der ordentlichen Tagungen werden jeweils in der letzten ordentlichen Tagung der Kommission eines Jahres für das folgende Kalenderjahr vereinbart. Spätestens zwei Monate vor einer Tagung übermittelt der Präsident/die Präsidentin den Delegationsleitern / Delegationsleiterinnen sowie den Vorsitzenden der Arbeitsgruppen eine schriftliche Einladung und den Entwurf der Tagesordnung. Innerhalb von zwei Wochen haben die Delegationsleiter/-innen die Möglichkeit, dem Präsidenten/der Präsidentin Anmerkungen und Ergänzungen zum Entwurf der Tagesordnung mitzuteilen. Der Präsident/die Präsidentin erstellt auf dieser Grundlage die vorläufige Tagesordnung.
     
  2. Die vom Präsidenten/von der Präsidentin erstellte vorläufige Tagesordnung wird durch das Sekretariat vier Wochen vor der Tagung an die Delegationsleiter/-innen und die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen versandt. Die Delegationsleiter/-innen übermitteln die vorläufige Tagesordnung den übrigen Delegationsmitgliedern sowie den sonstigen Teilnehmern/Teilnehmerinnen an der Tagung (z.B. Sachverständige). Die Arbeitsgruppen sind verpflichtet, alle Tagungsunterlagen spätestens fünf Wochen vor der Tagung im Sekretariat einzureichen. Das Sekretariat übersetzt und bereitet die eingegangenen Unterlagen vor und schickt sie spätestens zwei Wochen vor der Tagung an die Delegationsmitglieder und die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen sowie die sonstigen Teilnehmer/-innen.
     
  3. Spätestens drei Wochen vor der Tagung bestätigen die Delegationsleiter/-innen dem Sekretariat ihre Teilnahme und benennen dem Sekretariat die an der Tagung teilnehmenden Delegationsmitglieder und sonstigen Teilnehmer/-innen.

Artikel 7
Außerordentliche Tagungen

(Art. 7 Abs. 2 des Vertrags)
  1. Außerordentliche Tagungen können durch den Präsidenten/die Präsidentin nach Anhörung der Delegationsleiter/-innen oder auf Antrag mindestens einer Delegation einberufen werden.
     
  2. Die Einberufung einer außerordentlichen Tagung ist von dem Leiter/von der Leiterin der Delegation, die sie herbeizuführen wünscht, unter Mitteilung der vorgeschlagenen Tagesordnung beim Präsidenten/bei der Präsidentin zu beantragen. Der Präsident/die Präsidentin beruft die außerordentliche Tagung nach Anhörung der anderen Delegationsleiter/-innen so bald wie möglich ein. Sie findet innerhalb von zwei Monaten nach Antragsstellung statt.
     
  3. In Eilfällen kann der Präsident/die Präsidentin die Frist zur Versendung der Unterlagen durch das Sekretariat auf zehn Tage vor der Tagung verkürzen. Im Übrigen findet Art. 6 entsprechende Anwendung.
Artikel 8
Zusammenarbeit

(Art. 13 Abs. 1 des Vertrags)

 

  1. Die Kommission kann beschließen, Beobachter aus Drittstaaten und nationalen oder internationalen Organisationen, deren Tätigkeit mit dem Gewässerschutz in Verbindung steht zu ihren Tagungen einzuladen. Ihre Teilnahme kann auf einzelne Tagesordnungspunkte beschränkt werden. Die Kommission verabschiedet Grundsätze für die Zulassung von internationalen und nationalen Organisationen, deren Tätigkeit mit dem Gewässerschutz und weiteren der Kommission nach Artikel 2 Abs. 3 des Vertrags übertragenen Aufgaben in Verbindung steht, als Beobachter bei der Kommission.
     
  2. Die Kommission kann beschließen, Beobachter zu den Tagungen nationaler oder internationaler Organisationen zu entsenden und ggf. einen Beobachterstatus anzustreben. In Eilfällen kann der Präsident/die Präsidentin die Entscheidung treffen.
 
Artikel 9
Schriftliches Verfahren

(Art. 8 Abs. 3 des Vertrags)
 
  1. Außerhalb der Tagungen kann die Kommission Beschlüsse im schriftlichen Verfahren fassen. Dies gilt auch für Beschlüsse zu Empfehlungen und Vorschläge, die an die Vertragsparteien gerichtet sind.
     
  2. Das schriftliche Verfahren kann vom Präsidenten/von der Präsidentin bzw. vom Geschäftsführer/von der Geschäftsführerin nach Zustimmung des Präsidenten/der Präsidentin durch Versendung eines Beschlussentwurfs zur Stellungnahme eingeleitet werden. Das schriftliche Verfahren wird vom Präsidenten/von der Präsidentin auch eingeleitet, wenn dies von einer Delegation gewünscht wird und diese Delegation einen von ihrem Leiter unterzeichneten Beschlussentwurf vorlegt. Im Einvernehmen mit dem Präsidenten/der Präsidentin leitet der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin den Beschlussentwurf dieser Delegation unverzüglich den Leitern/Leiterinnen aller übrigen Delegationen zur Stellungnahme zu.
     
  3. Ein Beschlussentwurf gilt als angenommen, sobald die schriftliche Zustimmung aller Delegationen vorliegt, oder wenn innerhalb von zwei Monaten nach Absendung von keiner Delegation eine Ablehnung vorliegt. In Eilfällen kann der Präsident/die Präsidentin im allseitigen Einvernehmen eine kürzere Frist festsetzen. Bestehen gegen den Beschlussentwurf keine Einwendungen sollen die Delegationsleiter/-innen dies dem Sekretariat zum frühestmöglichen Zeitpunkt mitteilen. Reicht die gesetzte Frist für die erforderliche Abstimmung innerhalb einer Delegation nicht aus, teilt der Delegationsleiter/die Delegationsleiterin dies dem Präsidenten/der Präsidentin mit, der daraufhin die Frist verlängert und die anderen Delegationen entsprechend informiert. Über das Ergebnis des schriftlichen Verfahrens informiert der Präsident/die Präsidentin die Delegationen spätestens innerhalb eines Monates nach Zustandekommen eines Beschlusses. Wird im schriftlichen Verfahren ein Beschlussentwurf abgelehnt, ist er auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Tagung der Kommission zu setzen.
Artikel 10
Beratungen der Delegationsleiter

(Art. 7 Abs. 3 des Vertrags)

 

  1. An den Beratungen der Delegationsleiter/-innen nehmen der Präsident/die Präsidentin, die Leiter/-innen der Delegationen und der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin teil. Außer den Leitern/den Leiterinnen der Delegationen können bis zu zwei weitere Mitglieder jeder Delegation teilnehmen sowie bei Bedarf die Leiter/-innen der Arbeitsgruppen und der Unterarbeitsgruppen sowie weitere Mitarbeiter/-innen des Sekretariates.
     
  2. Der Präsident/die Präsidentin beruft die Beratungen der Delegationsleiter/-innen ein. Im Übrigen gelten Artikel 6 und 7 entsprechend.
     
  3. Den Beratungen der Delegationsleiter/-innen obliegt es, die Aufgaben zur Verwirklichung der im Vertrag genannten Zielsetzungen zu koordinieren und ggf. die Rangfolge der Arbeiten festzulegen. Ferner dienen diese Beratungen den Aufgaben, aktuelle Anliegen der Vertragsparteien zu erörtern, eventuelle Unstimmigkeiten zu beseitigen und ggf. die Tagungen und außerordentlichen Tagungen der Kommission vorzubereiten. Die Ergebnisse der Beratungen der Delegationsleiter/-innen sind der Kommission bei ihrer nächsten Tagung vorzulegen. Die Zuständigkeit der Kommission für die Fassung von Beschlüssen bleibt unberührt.
     
  4. Die Delegationsleiter/-innen können sich anlässlich ihrer Beratungen vom Präsidenten/von der Präsidentin über die Tätigkeit der Kommission und der Arbeitsgruppen unterrichten lassen. 

Artikel 11
Arbeitsgruppen

(Art. 9 des Vertrags)

 

  1. Die Einrichtung von Arbeitsgruppen, die Festlegung ihrer Aufgaben in Form eines Mandates und eines Arbeitsplanes sowie die Bestimmung der Zahl ihrer Mitglieder obliegen der Kommission. Der Präsident/die Präsidentin kann den Arbeitsgruppen im Einvernehmen mit den Delegationsleitern/-innen bestimmte Aufträge erteilen. In Eilfällen kann der Präsident/die Präsidentin das Einvernehmen nachträglich einholen.
     
  2. Die Namen und Dienstadressen (einschließlich Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen) der Mitglieder der Arbeitsgruppen sind von den Delegationsleitern/Delegationsleiterinnen dem Sekretariat mitzuteilen. Dabei ist jeweils eines der benannten Mitglieder als Sprecher/-in in der Arbeitsgruppe zu bestimmen. Die Delegationsleiter/-innen informieren das Sekretariat auch über die Abberufung der Mitglieder der Arbeitsgruppen. Über alle Änderungen in der personellen Zusammensetzung der Arbeitsgruppen informiert der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin den Präsidenten/die Präsidentin, die Delegationsleiter/-innen, die gemäß Art. 9 Abs. 3 des Vertrags ernannten Vorsitzenden der Arbeitsgruppen sowie die Mitglieder der Arbeitsgruppe, auf die sich die jeweilige Änderung bezieht.
     
  3. Die Kommission ernennt die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen für die Dauer von 3 Jahren. Zu Vorsitzenden der Arbeitsgruppen sollen möglichst Delegierte ernannt werden. Die Vorsitzenden sollen prinzipiell nicht für ihre Delegationen sprechen. Die Kommission ernennt ein Mitglied der Arbeitsgruppe für die Dauer von 3 Jahren zum stellvertretenden Vorsitzenden/zur stellvertretenden Vorsitzenden. Der Vorsitzende/die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende können für weitere 3-jährige Amtszeiten wiedergewählt werden. In besonders begründeten Fällen kann die Kommission den Vorsitzenden/die Vorsitzende bzw. den stellvertretenden Vorsitzenden/die stellvertretende Vorsitzende der Arbeitsgruppen vor Ablauf ihrer Amtszeit abberufen. Wenn der Vorsitzende/die Vorsitzende einer Arbeitsgruppe eine Beratung der Arbeitsgruppe, der Delegationsleiter/-innen oder eine Tagung der Kommission kurzfristig nicht wahrnehmen kann, soll der/die stellvertretende Vorsitzende ihn/sie vertreten.
     
  4. Die Vorsitzenden der Arbeitsgruppen berichten der Kommission anlässlich der ordentlichen Tagungen über den Fortgang der Arbeitsgruppen. Die Arbeitsgruppen leiten dem Sekretariat sechs Wochen vor einer ordentlichen Tagung der Kommission schriftliche Beschlussvorschläge sowie einen konkreten Arbeitsplan für das nächste Kalenderjahr und eine allgemeine Arbeitsplanung für die folgenden zwei Jahre zu. Die Arbeitsgruppen überprüfen regelmäßig ihr Mandat und schlagen der Kommission ggf. Änderungen vor.
     
  5. Im Übrigen gelten für die Tätigkeit der Arbeitsgruppen die Regelungen dieser Geschäftsordnung entsprechend. Bei Bedarf kann die Kommission für die Arbeitsweise der Arbeitsgruppen ergänzend einheitliche Richtlinien erlassen.
Artikel 12
Beratungen der Arbeitsgruppen

 

  1. Die Einberufung der Arbeitsgruppenberatungen erfolgt entsprechend der Terminplanung für die Beratungen durch das Sekretariat im Einvernehmen mit dem/der Vorsitzenden der jeweiligen Arbeitsgruppe. Die Beratungen werden so festgelegt, dass eine fristgerechte Vorbereitung der Kommissionstagungen gewährleistet ist. Die Terminplanung soll jeweils für ein Kalenderjahr im Voraus erfolgen. Soweit dies zur Erfüllung von Festlegungen der Kommission oder der Delegationsleiterberatungen erforderlich ist, kann der jeweilige Arbeitsgruppenvorsitzende/die jeweilige Arbeitsgruppenvorsitzende den Geschäftsführer/die Geschäftsführerin veranlassen, eine außerplanmäßige Beratung der jeweiligen Arbeitsgruppe einzuberufen.
     
  2. Innerhalb von zwei Wochen fertigt das Sekretariat das Protokoll der Beratung der Arbeitsgruppe an und übergibt es dem/der Arbeitsgruppenvorsitzenden zur Abstimmung. Der/die Vorsitzende der Arbeitsgruppe bestätigt das Protokoll spätestens innerhalb von zwei Wochen. Anschließend wird dieses Protokoll spätestens innerhalb von zwei Wochen von dem Sekretariat in die übrigen Sprachen übersetzt und an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe verschickt. Das Protokoll gilt als bestätigt, wenn keine der Delegationen schriftliche Anmerkungen dazu über ihren Sprecher/ihre Sprecherin innerhalb von zwei Wochen übersendet. Falls Anmerkungen zum Protokoll eingehen, werden sie spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat übersetzt und an die Sprecher/-innen der anderen Delegationen übergeben. Sie haben zwei Wochen für die Annahme bzw. Ablehnung der Anmerkungen, wobei sie keine neuen eintragen dürfen. Falls die Anmerkungen durch einen/eine der Landessprecher/-innen abgelehnt werden, erfolgt die endgültige Abstimmung des Protokolls in den Punkten, zu denen Einwendungen vorgebracht wurden, auf der nächsten Beratung der Gruppe. Das bestätigte Protokoll wird den Arbeitgruppenmitgliedern, Vorsitzenden aller Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen, den Delegationsleiter/-innen und dem Präsidenten/der Präsidentin übermittelt.
Artikel 13
Unterarbeitsgruppen

 

  1. Die Kommission kann zur Erfüllung festgelegter Aufgaben ständige oder Ad hoc Unterarbeitsgruppen im Rahmen der Arbeitsgruppen einrichten.
     
  2. Die Arbeit der Unterarbeitsgruppen wird von derjenigen Arbeitsgruppe gelenkt und koordiniert, in deren Rahmen die Unterarbeitsgruppe eingerichtet wurde.
     
  3. Für die Arbeit der Unterarbeitsgruppen gelten Bestimmungen der Art. 11 und 12 entsprechend.

 

Artikel 14
Sekretariat

(Art. 11 des Vertrags)

 

  1. Das Sekretariat unterstützt organisatorisch und fachlich die Kommission, den Präsidenten/die Präsidentin, die Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es bereitet die Tagungen und Beratungen vor und nimmt an ihnen teil. Die Delegationen wickeln den Schriftverkehr mit der Kommission über das Sekretariat ab. Dieses sorgt für rechtzeitige Übermittlung der Dokumente. Das Sekretariat sorgt für die rechtzeitige und korrekte Übersetzung der Dokumente sowie für die Dolmetschleistungen in den Tagungen/Beratungen.
     
  2. Das Sekretariat untersteht dem Präsidenten/der Präsidentin und wird von einem Geschäftsführer/einer Geschäftsführerin geleitet. Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin, die wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und die GIS-Fachkraft werden von einem Auswahlausschuss, bestehend aus dem Präsidenten/der Präsidentin, den Delegationsleitern/-innen und ggf. weiteren benannten Vertretern/-innen der Delegationen, auf der Grundlage einer in den Staaten der Vertragsparteien durchzuführenden Stellenausschreibung ausgewählt. Bei der Einstellung der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und der GIS-Fachkraft ist der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin Mitglied des Auswahlausschusses. Um die Erhöhung des Niveaus des wissenschaftlichen Sachverstandes sicherzustellen und einen Wechsel bei der Einstellung von Personen aus den Staaten der Vertragsparteien im Sekretariat zu ermöglichen, werden der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin, die wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen und die GIS-Fachkraft von dem Präsidenten/der Präsidentin nach Zustimmung der Kommission auf der Grundlage eines auf maximal fünf Jahre befristeten Arbeitsvertrags eingestellt. Mit Zustimmung der Kommission ist eine erneute Einstellung des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin, der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen sowie der GIS-Fachkraft ohne neue Ausschreibung einmalig für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren möglich. Die Entlassung des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin, des/der wissenschaftlichen Mitarbeiters/-in und der GIS-Fachkraft bedarf der vorherigen Zustimmung der Kommission.
     
  3. Die innerdienstliche Aufsicht obliegt dem Geschäftsführer/der Geschäftsführerin; er/sie erlässt für das Sekretariat mit Zustimmung des Präsidenten/der Präsidentin eine Arbeitsordnung sowie erforderliche Dienstanweisungen.
     
  4. Das übrige Personal des Sekretariats wird vom Präsidenten/von der Präsidentin auf Vorschlag des/der und in Abstimmung mit dem Geschäftsführer/der Geschäftsführerin im Rahmen des Haushalts- und Stellenplans eingestellt, höhergruppiert und entlassen. Über die Einstellung, höhere Gruppierung oder Entlassung der Mitarbeiter/-innen des Sekretariats unterrichtet der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin die Kommission. 
     
  5. Grundsätze der Vergütungen für das Personal des Sekretariats legt die Kommission fest.
     
  6. Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin berichtet der Kommission auf jeder ordentlichen Tagung über die Tätigkeit des Sekretariats und die Ausführung des Haushaltes. Er/Sie ist für die Vorbereitung des Haushaltsentwurfs und die Berechnung der Beiträge der Vertragsparteien verantwortlich sowie für die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der Kommission. 
     
  7. Das Sekretariat erstellt über jede Tagung der Kommission sowie jede Beratung der Delegationsleiter/-innen innerhalb von zwei Wochen ein Beschlussprotokoll und übermittelt es dem Präsidenten/der Präsidentin zur Abstimmung. Der Präsident/die Präsidentin bestätigt und unterzeichnet das Protokoll spätestens innerhalb von zwei Wochen. Anschließend wird das Protokoll spätestens innerhalb von zwei Wochen in die übrigen Sprachen durch das Sekretariat übersetzt und den Delegationsleitern/-innen übergeben. Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht eine Delegation binnen einem Monat schriftliche Anmerkungen zuleitet. Wenn Anmerkungen zugeleitet werden, werden sie spätestens innerhalb von zwei Wochen vom Sekretariat übersetzt und den anderen Delegationsleitern/ Delegationsleiterinnen übergeben, die innerhalb von zwei Wochen diese Anmerkungen annehmen bzw. ablehnen, wobei sie keine neuen einbringen dürfen. Bei Ablehnung der Anmerkungen von einem der Delegationsleiter/-innen erfolgt die endgültige Genehmigung des Beschlussprotokolls in den Punkten, zu denen Einwendungen erhoben wurden, auf der nächsten Tagung der Kommission bzw. bezüglich des Beschlussprotokolls der Beratungen der Delegationsleiter/-innen bei deren nächster Beratung oder der nächsten Tagung der Kommission.
Artikel 15
Haushalt

(Art. 12 und 15 des Vertrags)

 

  1. Das Haushaltsjahr der Kommission ist das Kalenderjahr. 
     
  2. Die Kommission verabschiedet einstimmig ihren Haushalt für das folgende Jahr. Der durch den Geschäftsführer/die Geschäftsführerin erarbeitete und durch den Präsidenten/die Präsidentin bestätigte Voranschlag dazu wird den Delegationen bis zum 31. Januar des Jahres, das dem Haushaltsjahr, für das der Haushaltsvoranschlag gelten soll, vorangeht, zugeleitet. Tritt vom laufenden zum nächsten Jahr ein Wechsel im Vorsitz der Kommission ein, ist der Voranschlag für das nächste Jahr vom Präsidenten/von der Präsidentin und dem/der Geschäftsführer/-in im Benehmen mit dem Delegationsleiter/der Delegationsleiterin der/die gemäß Art. 2 im Vorsitz folgenden Vertragspartei aufzustellen.
     
  3. Der von der Kommission gebilligte Haushalt wird mit einer Klausel versehen, in der die Tagung der Kommission angeführt wird, auf der die Verabschiedung erfolgte. Er wird vom Geschäftsführer/von der Geschäftsführerin und dem Präsidenten/der Präsidentin unterzeichnet. Der Präsident/die Präsidentin übermittelt den Delegationen eine Abschrift des Haushalts und teilt ihnen die Höhe der von den Vertragsparteien zu leistenden Beiträge gemäß Artikel 15 Abs. 2 des Vertrags mit.
     
  4. Die Kommission kann im Rahmen ihrer Möglichkeiten durch Minderausgaben oder Mehreinnahmen einen Reservefonds bis zur Höhe von 10% der Gesamtsumme des Haushaltsplans bilden. Der Reservefonds dient der Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit der Kommission im folgenden Jahr bis zum Eingang der Beiträge bzw. Abschlagzahlungen der Vertragsparteien.
     
  5. Überschüsse nach der alljährlichen Auffüllung des Reservefonds gibt der Präsident/die Präsidentin den Delegationen im Januar zusammen mit der Jahresabrechnung des Vorjahres bekannt, und diese werden vom nächstfälligen Beitrag abgezogen.
     
  6. Die Haushaltsmittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. Die im Haushaltsplan veranschlagte Gesamtsumme der Ausgaben darf nicht überschritten werden. Die einzelnen Positionen im Haushaltsplan können um bis zu 20% überschritten werden, wenn die dazu notwendigen Mittel bei anderen Positionen eingespart werden. Personalausgaben und Sachausgaben sind nicht gegenseitig deckungsfähig. Wird eine mehr als 20%ige Überschreitung einzelner Positionen im Haushaltsplan oder eine Umschichtung zwischen Personalausgaben und Sachausgaben für erforderlich gehalten, ist vom Präsidenten/von der Präsidentin ein entsprechender Nachtragshaushalt zur Abstimmung vorzulegen.
     
  7. Aus dem Haushalt der Kommission werden folgende Kosten gedeckt:

a) Kosten der Arbeiten, die zur Umsetzung der Aufgaben der Kommission durchgeführt werden und sich aus dem Vertrag ergeben und der Arbeiten, über die die Kommission beschließt, dass sie aus dem Haushalt der Kommission zu finanzieren sind; es betrifft u.a. Kosten der Dienste, die im Artikel 12 des Vertrags erwähnt werden; 
 

b) erforderliche organisatorische bzw. administrative Kosten der Sitzungen der Kommission und der Arbeitsgruppen und Unterarbeitsgruppen, insbesondere Kosten des Sitzungsraums, der Auffrischung, der Sitzungsunterlagen sowie der Dolmetscher/-innen; 
 

c) Kosten der Tätigkeit des Sekretariats;
 

d) nur im Einzelfall aufgrund einer getrennten vorherigen Entscheidung der Kommission operative Kosten für Maßnahmen oder Projekte, die durch die fachlichen Aktivitäten der Vertragsparteien in der Kommission und in den Arbeitsgruppen verursacht werden, insbesondere durch Aktivitäten zur Vorbereitung eines Beschlusses der Kommission. Wenn eine Arbeitsgruppe der Kommission einen Beschlussvorschlag vorlegt, der zum Inhalt hat, dass die Kommission die Umsetzung des Beschlusses finanzieren soll, dann soll die Arbeitsgruppe dem Vorschlag eine Schätzung der mit der Umsetzung des Beschlusses verbundenen Kosten beifügen.

  1. Kosten ihrer Vertretung in der Kommission und in den Arbeitsgruppen trägt jede Vertragspartei 

a) unabhängig davon, ob es sich um Delegierte bzw. stellvertretende Delegierte im Sinne von Art. 5 Abs. 1 des Vertrags, Sachverständige im Sinne von Art. 5 Abs. 2 des Vertrags oder Mitglieder einer Arbeitsgruppe im Sinne von Art. 9 Abs. 2 des Vertrags handelt; 
 

b) die Regelung gilt für alle Kosten der Vertretung einer Vertragspartei in der Kommission und in den Arbeitsgruppen, insbesondere Fahrkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder; die Entscheidung darüber, in welcher Höhe die Kosten erstattungsfähig sind, ist eine interne Angelegenheit einer jeden Vertragspartei.

  1. Finanzmittel, von denen im Art. 15 Abs. 2 Satz 1 des Vertrags die Rede ist, dürfen nicht für Arbeiten bzw. Maßnahmen der individuellen Vertragsparteien ausgegeben werden. Die Finanzierung solcher Arbeiten bzw. Maßnahmen ist eine interne Angelegenheit einer jeden Vertragspartei. Hierzu zählen z.B. die zur Umsetzung der Beschlüsse der Kommission erforderlichen Maßnahmen auf nationaler Ebene.
  1. Die nach Abs. 3 in Verbindung mit Abs. 5 zu zahlenden Beiträge werden von den Vertragsparteien bis zum 28. Februar des Haushaltsjahres auf das Konto der Kommission überwiesen. Die Vertragsparteien können ihre Beitragszahlungen in zwei Raten aufteilen. Die erste Rate, die bis zum 28. Februar des Haushaltsjahres zu überweisen ist, beträgt mindestens 60% des zu zahlenden Beitrags. Die zweite Rate ist bis zum 30. Juni des Haushaltsjahres zu überweisen. Die Aufteilung der Beitragszahlung in zwei Raten ist von den Delegationen bei der Beschlussfassung über den Haushalt anzukündigen. Sollte auf Grund besonderer Umstände zur Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit der Kommission eine frühere Überweisung der zweiten Rate ganz oder teilweise zwingend erforderlich werden, bemühen sich die Vertragsparteien einer entsprechenden begründeten Aufforderung durch den Präsidenten/die Präsidentin umgehend nach zu kommen. Sollte die Einhaltung des Termins 28. Februar für eine Vertragspartei auf Grund interner haushaltsrechtlicher oder haushaltstechnischer Regelungen unabweisbar nicht möglich sein, verlängert sich die Frist für die Überweisung des Beitrages bzw. der ersten Rate bis zum 31. März des jeweiligen Haushaltsjahres. Über die Notwendigkeit der Inanspruchnahme dieser Fristverlängerung ist die Kommission zu unterrichten.
     
  2. Der Präsident/die Präsidentin und der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin verfügen über die Mittel nach Maßgabe des festgesetzten Haushalts, letzterer auf der Grundlage einer Vollmacht des Präsidenten/der Präsidentin (siehe Art. 3 Abs. 5).
     
  3. Die Delegationsleiter/-innen benennen jeweils einen Rechnungsprüfer/eine Rechnungsprüferin für die Amtsdauer von drei Jahren. Ihre Wiederbenennung bzw. frühere Abberufung ist zulässig. Über die Wiederbenennung bzw. Abberufung der Rechnungsprüfer/-innen unterrichtet der/die Geschäftsführer/-in den Präsidenten/die Präsidentin und die Leiter/-innen der anderen Delegationen.
     
  4. Die Jahresabrechnung wird von den Rechnungsprüfern/Rechnungsprüferinnen bis Ende März des nachfolgenden Jahres geprüft. Die Rechnungsprüfer/-innen legen der Kommission bis zu diesem Termin einen schriftlichen Bericht vor. Aufgrund des Berichtes entscheidet die Kommission über die Entlastung des Präsidenten/der Präsidentin. Aufgrund seiner Entlastung entlastet der Präsident/die Präsidentin den Geschäftsführer/die Geschäftsführerin. Die Vertragsparteien können jederzeit Einsicht in die Rechnungsbücher, -belege und begründete Unterlagen am Sitz des Sekretariats oder durch Übersendung verlangen.
     

 


Artikel 16
Inkrafttreten

 

Die vorliegende Geschäftsordnung wurde während der 15. Plenartagung der IKSO am 5.12.2012 beschlossen und tritt am Tag der Beschlussfassung in Kraft. Die bisherige Geschäftsordnung tritt gleichzeitig außer Kraft. Die Ausfertigungen in polnischer, tschechischer und deutscher Sprache sind gleichermaßen verbindlich.    

 




Bestätigt: Präsident der IKSO

Letzte Änderung: 2016.04.26